Merle Techritz

Viele Unternehmen sitzen beim Thema Kurzarbeitergeld möglicherweise auf einer „tickenden Bombe“ – einer angreifbaren Anzeige über Arbeitsausfall.

Beim Antrag auf Kurzarbeitergeld handelt es sich um zweistufiges Verfahren: im ersten Schritt erfolgt die Anzeige des Arbeitgebers über den vorübergehenden Arbeitsausfall. Hierauf ergeht sodann ein Bescheid der Behörde darüber, dass die allgemeinen und betrieblichen Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld vorliegen und der Anspruch dem Grunde nach besteht. Im zweiten Schritt ist sodann jeden einzelnen Monat rückwirkend der Antrag für den einzelnen Arbeitnehmer zu stellen.

Mit der Anzeige über den Arbeitsausfall ist vor allem glaubhaft zu machen, dass im Betrieb oder in den betroffenen Betriebsabteilungen ein erheblicher vorübergehender Arbeitsausfall besteht und die betrieblichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme von Kurzarbeitergeld erfüllt sind. Die Anzeige und die enthaltenen Angaben stellen eine materielle Anspruchsvoraussetzung für den Anspruch auf Bezug von Kurzarbeitergeld dar.

In der Praxis ist immer wieder zu beobachten, dass Arbeitgeber, die den Bescheid über den grundsätzlichen Anspruch auf Kurzarbeitergeld einmal erhalten haben, der fortdauernden inhaltlichen Richtigkeit der ersten Anzeige in der weiteren Kurzarbeitsphase keine weitere Aufmerksamkeit zukommen lassen. Unter anderem wird in diesem Zusammenhang die im Bescheid angegebene maximale Bezugsdauer für Kurzarbeitergeld fälschlich dahingehend verstanden, dass für diesen Zeitraum ein Anspruch besteht. Tatsächlich wird mit dieser Angabe jedoch lediglich über die theoretische Höchstdauer informiert unter der Prämisse, dass auch die rechtlichen Voraussetzungen für den Bezug der behördlichen Leistung kontinuierlich vorliegen. Sollte dies nicht der Fall sein, droht ein unberechtigter Bezug der staatlichen Leistung und damit ein strafrechtlich relevantes Verhalten in Form eines Sozialversicherungsbetrugs nach § 266a StGB sowie Leistungs- oder Subventionsbetrugs nach §§ 263 ff. StGB. Hinzu kommt das wirtschaftliche Risiko, dass im Falle eines unberechtigten Leistungsbezugs das geleistete Kurzarbeitergeld nachträglich zurückgefordert wird.

Dabei ist zu beachten, dass die Gewährung von Kurzarbeitergeld durch die Behörde zunächst vorläufig und unter dem Vorbehalt einer späteren ausführlichen Prüfung erfolgt. Da die Behörden das Missbrauchsrisiko in diesem Zusammenhang kennen, wird insoweit mit einer hohen Prüfungsdichte der Arbeitsagenturen im Nachgang der pandemiebedingten Kurzarbeitswelle gerechnet.

Vor diesem Hintergrund sollten Arbeitgeber bereits jetzt Unregelmäßigkeiten beim Leistungsbezug und damit Strafbarkeitsrisiken dringend vermeiden, indem die grundsätzlichen Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld regelmäßig überprüft werden und ggf. bei einer Änderung der betrieblichen Voraussetzungen eine neue Anzeige gestellt wird. Da ein strafrechtlicher Betrugsvorwurf stets auch einen Täuschungsvorwurf beinhaltet, ist es zudem zu empfehlen, mit den Angaben in der Anzeige und bei Bedarf weiteren Ausführungen in einem Begleitschreiben die betrieblichen Gegebenheiten und Entwicklungen gegenüber der Behörde stets transparent offenzulegen.

Bei einer Überprüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen der Kurzarbeit in Ihrem Unternehmen und ggf. einer erforderlichen Nachschärfung steht Ihnen das Arbeitsrechtsteam jederzeit gern unterstützend zur Seite. 

Mit Blick auf den aktuellen Aufschwung des Homeoffice und die hohen Bußgelder, welche bei einer Missachtung der zwingenden Schutzstandards drohen können, ist aus arbeitsrechtlicher Sicht eine Überprüfung der Compliance im Arbeitsschutz zu empfehlen. Aktuell gilt das Augenmerk dabei insbesondere den besonderen Regelungen nach der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel, welche im August 2020 in Kraft getreten ist.

Neue Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel

Bereits mitten in der Pandemie hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Vereinheitlichung des Infektionsschutzes in Unternehmen einen Sars‑CoV‑2‑Arbeitsschutzstandard veröffentlicht. Ab August 2020 gelten nunmehr die branchenspezifisch erweiterten verbindlichen Vorgaben der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel, welche Betrieben und betriebsinternen Sicherheitsfachkräften konkrete Richtlinien an die Hand geben sollen. Bei Einhaltung der dortigen Maßgaben sollen Arbeitgeber davon ausgehen können, rechtssicher zu agieren. Gleichzeitig werden damit den Behörden einheitliche Vorgaben für Betriebsprüfungen zur Verfügung gestellt.

Die Konkretisierungen betreffen unter anderem organisatorische und technische Aspekte zur Umsetzung des Infektionsschutzes wie Lüftungen und Abtrennungen sowie Maßnahmen zur Einhaltung der Abstandsregeln. Weiterhin sieht die Regel vor, dass Arbeitgeber vor dem Hintergrund der Pandemie bestehende Gefährdungsbeurteilungen und die danach festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes auf etwaige Anpassungsbedarfe nach Maßgabe des Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel überprüfen sollen. Dabei sind unter anderem auch die Integration der im Homeoffice befindlichen Beschäftigten in betriebliche Abläufe sowie aufgrund der pandemischen Lage bestehende zusätzliche psychische Belastungsfaktoren zu berücksichtigen.

In der Arbeit im Homeoffice bietet nach der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel eine Möglichkeit, die Zahl der gleichzeitig im Betrieb anwesenden Beschäftigten zu reduzieren und die Einhaltung von Abstandsregeln zu unterstützen. Dies gilt insbesondere, wenn Büroräume ansonsten von mehreren Beschäftigten bei Nichteinhaltung der Abstandsregel genutzt werden müssten.

Für die grundlegenden, technischen, organisatorischen und personenbezogenen Maßnahmen des betrieblichen Arbeitsschutzes sind insbesondere die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

1. Gestaltung der Arbeitsumgebung, zum Beispiel Anordnung der Arbeitsplätze zur Sicherstellung des Abstands, ausreichende Lüftung, Vorrichtungen wie Abtrennungen, Absperrungen und gegebenenfalls Festlegung innerbetrieblicher Verkehrswege,
2. Kontaktreduzierung durch zum Beispiel digitale Kommunikation, Bildung und Beibehaltung von Arbeitsgruppen, Arbeitszeitgestaltung, Homeoffice,
3. Hygiene und Reinigung, zum Beispiel Hände regelmäßig und gründlich waschen; wenn dies nicht möglich ist, Bereitstellung von geeigneten und rückfettenden Handdesinfektionsmitteln, Anpassung von Reinigungsintervallen,
4. Allgemeine Verhaltensregeln, zum Beispiel Wahrung von Abstand; Verzicht auf Begrüßungsformen mit direktem Körperkontakt; Husten und Niesen in die Armbeuge oder in ein Papiertaschentuch; zu Hause bleiben bei Krankheitssymptomen.

Nach der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel kommt den Führungskräften hierbei eine besondere Rolle zu:

„Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung sind die Gestaltung der Arbeitsaufgaben, der Arbeitszeit und die Integration der in Homeoffice befindlichen Beschäftigten in betriebliche Abläufe sowie die aufgrund der epidemischen Lage zusätzlich zu betrachtenden psychischen Belastungsfaktoren zu berücksichtigen.“

Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice

Auch wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, hat der Arbeitgeber die Einhaltung eines Mindeststandards im Arbeits- und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu gewährleisten. Das Homeoffice muss sich dabei grundsätzlich mit den gleichen Arbeitsschutzstandards wie beim klassischen Büroarbeitsplatz messen lassen. Wird der Arbeitsplatz vom Arbeitgeber eingerichtet, sind auch die umfassenden Regelungen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zu beachten. Auch wenn teilweise die Eigenarten des Homeoffice berücksichtigt werden können (etwa bezüglich der Aufklärung über Fluchtwege), bleibt der Arbeitgeber verantwortlich.

Im Vordergrund stehen dabei die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes gemäß § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Unterweisung der Arbeitnehmer nach § 12 ArbSchG. Die Pflicht zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung bringt für Arbeitgeber bereits im ersten Schritt eine große Herausforderung mit sich. Streng genommen müsste er jedem Mitarbeiter im Homeoffice besuchen und den Arbeitsplatz sowie die Räumlichkeiten in Augenschein nehmen. Neben der augenscheinlich fehlenden Praktikabilität benötigt der Arbeitgeber auch die Zustimmung des Mitarbeiters diesen zuhause besuchen zu dürfen.

In der Praxis wird daher die tatsächliche Inaugenscheinnahme durch einen detaillierten Fragebogen ersetzt. Hier wird der Arbeitnehmer umfassend zu den Räumlichkeiten, der Beleuchtung, den Arbeitstisch und den Arbeitsstuhl befragt. Auch die Beschaffenheit des Monitors, der Tastatur und der Maus sollten abgefragt werden, wenn diese nicht vom Arbeitgeber bereitgestellt werden. Auch Einzelheiten zur Gewährleistung des Daten- und Geheimnisschutzes sind im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung festzustellen.

Unterweisung der Mitarbeiter im Homeoffice

Daneben hat der Arbeitgeber die Mitarbeiter nach dem Arbeitsschutzgesetz mit konkretem Bezug auf den individuellen Arbeitsplatz und den Aufgabenbereich angemessen zu unterweisen. Hier kommen zum Beispiel Hinweise zu Bildschirmarbeit und Beleuchtung sowie Maßgaben zur Ergonomie eines Arbeitsplatzes in Betracht. Vor dem Hintergrund möglicher behördlicher Überprüfungen empfiehlt es sich für Arbeitgeber, die Umsetzung der arbeitsschutzrechtlichen Pflichten sorgfältig zu dokumentieren.

Nach den neuen Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregeln sind Mitarbeiter im Hinblick auf einzuhaltende Arbeitszeiten, Arbeitspausen, darüber notwendige Dokumentation, die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung und die Nutzung der Arbeitsmittel, zum Beispiel korrekte Bildschirmposition, möglichst separate Tastatur und Maus, richtige und wechselnde Sitzhaltung und Bewegungspausen zu unterweisen.

Überprüfung des Anpassungsbedarfs nach der Sars-Cov-2-Arbeitsschutzregel

Bereits unter normalen Umständen bringt die Überprüfung und Sicherstellung einer arbeitsschutzrechtlichen Compliance im Unternehmen einigen Handlungsbedarf mit sich, welcher mit Blick auf die gesetzlichen Bußgeldandrohungen im Blick behalten werden sollte. Aufgrund der neuerlichen Konkretisierungen des BMAS aufgrund der Corona-Pandemie sollten nunmehr jedoch auch Arbeitgeber, welche bislang den Arbeitsschutz in ihrem Unternehmen pflichtgemäß beachtet haben, eine Überprüfung des Anpassungsbedarfs nach der Sars-Cov-2-Arbeitsschutzregel vornehmen. Mit Blick auf das in diesem Jahr weitläufig etablierte und von der Sars-Cov-2-Arbeitsschutzregel auch weiterhin als Maßnahme der Kontaktbeschränkung aufgezeigte Instrument des Homeoffice sollten Arbeitgeber nicht versäumen, die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung des individuellen Arbeitsplatzes in angemessenem Maße umzusetzen.

Nachdem Arbeitgeber im März aufgrund der Pandemie-Lage sehr schnell handeln und Entscheidungen treffen mussten, bietet sich jetzt für einige Unternehmen erstmals die Gelegenheit, das unternehmerische Krisenmanagement zu überprüfen, zu korrigieren und für die Zukunft zu optimieren. Dies betrifft sowohl die Kontrolle der bestehenden Maßnahmen und die Umsetzung der neuen Besonderheiten zum Gesundheitsschutz als auch die Ausarbeitung präventiver Regelungen für einen etwaigen erneuten Ausnahmezustand. Insbesondere aus arbeitsrechtlicher Sicht kann hier zum Teil an mehreren „Baustellen“ ein erheblicher Handlungsbedarf bestehen.

Kurzarbeit

Eine Überprüfung empfiehlt sich zunächst mit Blick auf die vielerorts innerhalb kurzer Zeit etablierte Kurzarbeit. Oftmals bestanden hier für Arbeitgeber bereits bei der Beantragung teilweise Unsicherheiten u.a. bei der Frage von Umfang und Dauer der Kurzarbeit. Umso mehr sollten die rechtlichen Voraussetzungen nunmehr überprüft und ggf. Anpassungen vorgenommen werden, wenn zum Beispiel der in Betriebsvereinbarungen vorgesehene Zeitraum sich als nicht mehr durch die tatsächlichen wirtschaftlichen Umstände gerechtfertigt erweist. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund sinnvoll, dass systematische Prüfungen der Zollbehörden auf Betrugstatbestände zu erwarten sind. Gleichzeitig können bereits jetzt vorausschauend Regelungen für den Fall getroffen werden, dass sich die Krisenlage aufgrund der Pandemie in naher Zukunft erneut zuspitzt und eine Abfederung durch das Instrument der Kurzarbeit abermals erforderlich wird.

Neuordnung der Betriebsorganisation und Homeoffice

Daneben müssen sich derzeit viele Arbeitgeber der Herausforderung stellen, eine Rückkehr der Mitarbeiter aus dem Homeoffice mit den neuen Pflichten zum Gesundheitsschutz im Betrieb in Einklang zu bringen. Die Gefährdungsbeurteilung von Arbeitsplätzen nach dem Sars-Cov-2-Arbeitsschutzstandard kann räumlich und organisatorisch – ggf. unter ordnungsgemäßer Beteiligung des Betriebsrats – eine Umstrukturierung der Büroräumlichkeiten oder die Ausarbeitung und Einführung von Schichtsystemen erforderlich machen.

In den kurzfristig getroffenen Vereinbarungen zur Telearbeit wurde eine Flexibilität des Arbeitgebers bei der Anordnung der Rückkehr ins Büro oftmals nicht oder nur unvollständig geregelt, so dass hier Ergänzungsvereinbarungen notwendig werden können. Auf der anderen Seite empfiehlt sich eine Überarbeitung der Vertragswerke auch, falls Unternehmen nach guten Erfahrungen in den letzten Wochen das Modell des Homeoffice künftig dauerhaft etablieren möchten. In diesem Fall sollte dringend eine umfassende Regelung getroffen werden, um Rechte und Pflichten, z.B. zu Arbeitszeitdokumentation, Arbeitsschutz und Beendigungsmodalitäten, für die Zukunft abschließend zu regeln.

Urlaub

Als problematisch erweist sich in vielen Unternehmen die Erkenntnis, dass Arbeitnehmer im ersten Halbjahr aufgrund der Einschränkungen des öffentlichen und touristischen Lebens allenfalls zögerlich ihren Jahresurlaub in Anspruch genommen haben. Dem für den Arbeitgeber organisatorisch schwer planbaren Ansparen von Urlaub „für bessere Zeiten“ kann ggf. durch eine transparente Unternehmenskommunikation oder eine Betriebsvereinbarung zur Urlaubsplanung begegnet werden.

Vertragsüberarbeitung und Restrukturierung

In diesen und vielen weiteren arbeitsrechtlichen Themenbereichen sind Arbeitgeber in jedem Fall gut beraten, die aktuell etwas beruhigteren Zeiten für Nachjustierungen und Prävention zu nutzen, um ihr Unternehmen wirtschaftlich bestmöglich gegen die leider zunächst andauernden Unsicherheiten abzusichern.

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