Merle Techritz

Mit Blick auf den aktuellen Aufschwung des Homeoffice und die hohen Bußgelder, welche bei einer Missachtung der zwingenden Schutzstandards drohen können, ist aus arbeitsrechtlicher Sicht eine Überprüfung der Compliance im Arbeitsschutz zu empfehlen. Aktuell gilt das Augenmerk dabei insbesondere den besonderen Regelungen nach der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel, welche im August 2020 in Kraft getreten ist.

Neue Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel

Bereits mitten in der Pandemie hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Vereinheitlichung des Infektionsschutzes in Unternehmen einen Sars‑CoV‑2‑Arbeitsschutzstandard veröffentlicht. Ab August 2020 gelten nunmehr die branchenspezifisch erweiterten verbindlichen Vorgaben der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel, welche Betrieben und betriebsinternen Sicherheitsfachkräften konkrete Richtlinien an die Hand geben sollen. Bei Einhaltung der dortigen Maßgaben sollen Arbeitgeber davon ausgehen können, rechtssicher zu agieren. Gleichzeitig werden damit den Behörden einheitliche Vorgaben für Betriebsprüfungen zur Verfügung gestellt.

Die Konkretisierungen betreffen unter anderem organisatorische und technische Aspekte zur Umsetzung des Infektionsschutzes wie Lüftungen und Abtrennungen sowie Maßnahmen zur Einhaltung der Abstandsregeln. Weiterhin sieht die Regel vor, dass Arbeitgeber vor dem Hintergrund der Pandemie bestehende Gefährdungsbeurteilungen und die danach festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes auf etwaige Anpassungsbedarfe nach Maßgabe des Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel überprüfen sollen. Dabei sind unter anderem auch die Integration der im Homeoffice befindlichen Beschäftigten in betriebliche Abläufe sowie aufgrund der pandemischen Lage bestehende zusätzliche psychische Belastungsfaktoren zu berücksichtigen.

In der Arbeit im Homeoffice bietet nach der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel eine Möglichkeit, die Zahl der gleichzeitig im Betrieb anwesenden Beschäftigten zu reduzieren und die Einhaltung von Abstandsregeln zu unterstützen. Dies gilt insbesondere, wenn Büroräume ansonsten von mehreren Beschäftigten bei Nichteinhaltung der Abstandsregel genutzt werden müssten.

Für die grundlegenden, technischen, organisatorischen und personenbezogenen Maßnahmen des betrieblichen Arbeitsschutzes sind insbesondere die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

1. Gestaltung der Arbeitsumgebung, zum Beispiel Anordnung der Arbeitsplätze zur Sicherstellung des Abstands, ausreichende Lüftung, Vorrichtungen wie Abtrennungen, Absperrungen und gegebenenfalls Festlegung innerbetrieblicher Verkehrswege,
2. Kontaktreduzierung durch zum Beispiel digitale Kommunikation, Bildung und Beibehaltung von Arbeitsgruppen, Arbeitszeitgestaltung, Homeoffice,
3. Hygiene und Reinigung, zum Beispiel Hände regelmäßig und gründlich waschen; wenn dies nicht möglich ist, Bereitstellung von geeigneten und rückfettenden Handdesinfektionsmitteln, Anpassung von Reinigungsintervallen,
4. Allgemeine Verhaltensregeln, zum Beispiel Wahrung von Abstand; Verzicht auf Begrüßungsformen mit direktem Körperkontakt; Husten und Niesen in die Armbeuge oder in ein Papiertaschentuch; zu Hause bleiben bei Krankheitssymptomen.

Nach der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregel kommt den Führungskräften hierbei eine besondere Rolle zu:

„Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung sind die Gestaltung der Arbeitsaufgaben, der Arbeitszeit und die Integration der in Homeoffice befindlichen Beschäftigten in betriebliche Abläufe sowie die aufgrund der epidemischen Lage zusätzlich zu betrachtenden psychischen Belastungsfaktoren zu berücksichtigen.“

Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice

Auch wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, hat der Arbeitgeber die Einhaltung eines Mindeststandards im Arbeits- und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu gewährleisten. Das Homeoffice muss sich dabei grundsätzlich mit den gleichen Arbeitsschutzstandards wie beim klassischen Büroarbeitsplatz messen lassen. Wird der Arbeitsplatz vom Arbeitgeber eingerichtet, sind auch die umfassenden Regelungen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zu beachten. Auch wenn teilweise die Eigenarten des Homeoffice berücksichtigt werden können (etwa bezüglich der Aufklärung über Fluchtwege), bleibt der Arbeitgeber verantwortlich.

Im Vordergrund stehen dabei die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes gemäß § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Unterweisung der Arbeitnehmer nach § 12 ArbSchG. Die Pflicht zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung bringt für Arbeitgeber bereits im ersten Schritt eine große Herausforderung mit sich. Streng genommen müsste er jedem Mitarbeiter im Homeoffice besuchen und den Arbeitsplatz sowie die Räumlichkeiten in Augenschein nehmen. Neben der augenscheinlich fehlenden Praktikabilität benötigt der Arbeitgeber auch die Zustimmung des Mitarbeiters diesen zuhause besuchen zu dürfen.

In der Praxis wird daher die tatsächliche Inaugenscheinnahme durch einen detaillierten Fragebogen ersetzt. Hier wird der Arbeitnehmer umfassend zu den Räumlichkeiten, der Beleuchtung, den Arbeitstisch und den Arbeitsstuhl befragt. Auch die Beschaffenheit des Monitors, der Tastatur und der Maus sollten abgefragt werden, wenn diese nicht vom Arbeitgeber bereitgestellt werden. Auch Einzelheiten zur Gewährleistung des Daten- und Geheimnisschutzes sind im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung festzustellen.

Unterweisung der Mitarbeiter im Homeoffice

Daneben hat der Arbeitgeber die Mitarbeiter nach dem Arbeitsschutzgesetz mit konkretem Bezug auf den individuellen Arbeitsplatz und den Aufgabenbereich angemessen zu unterweisen. Hier kommen zum Beispiel Hinweise zu Bildschirmarbeit und Beleuchtung sowie Maßgaben zur Ergonomie eines Arbeitsplatzes in Betracht. Vor dem Hintergrund möglicher behördlicher Überprüfungen empfiehlt es sich für Arbeitgeber, die Umsetzung der arbeitsschutzrechtlichen Pflichten sorgfältig zu dokumentieren.

Nach den neuen Sars-CoV-2-Arbeitsschutzregeln sind Mitarbeiter im Hinblick auf einzuhaltende Arbeitszeiten, Arbeitspausen, darüber notwendige Dokumentation, die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung und die Nutzung der Arbeitsmittel, zum Beispiel korrekte Bildschirmposition, möglichst separate Tastatur und Maus, richtige und wechselnde Sitzhaltung und Bewegungspausen zu unterweisen.

Überprüfung des Anpassungsbedarfs nach der Sars-Cov-2-Arbeitsschutzregel

Bereits unter normalen Umständen bringt die Überprüfung und Sicherstellung einer arbeitsschutzrechtlichen Compliance im Unternehmen einigen Handlungsbedarf mit sich, welcher mit Blick auf die gesetzlichen Bußgeldandrohungen im Blick behalten werden sollte. Aufgrund der neuerlichen Konkretisierungen des BMAS aufgrund der Corona-Pandemie sollten nunmehr jedoch auch Arbeitgeber, welche bislang den Arbeitsschutz in ihrem Unternehmen pflichtgemäß beachtet haben, eine Überprüfung des Anpassungsbedarfs nach der Sars-Cov-2-Arbeitsschutzregel vornehmen. Mit Blick auf das in diesem Jahr weitläufig etablierte und von der Sars-Cov-2-Arbeitsschutzregel auch weiterhin als Maßnahme der Kontaktbeschränkung aufgezeigte Instrument des Homeoffice sollten Arbeitgeber nicht versäumen, die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung des individuellen Arbeitsplatzes in angemessenem Maße umzusetzen.

Nachdem Arbeitgeber im März aufgrund der Pandemie-Lage sehr schnell handeln und Entscheidungen treffen mussten, bietet sich jetzt für einige Unternehmen erstmals die Gelegenheit, das unternehmerische Krisenmanagement zu überprüfen, zu korrigieren und für die Zukunft zu optimieren. Dies betrifft sowohl die Kontrolle der bestehenden Maßnahmen und die Umsetzung der neuen Besonderheiten zum Gesundheitsschutz als auch die Ausarbeitung präventiver Regelungen für einen etwaigen erneuten Ausnahmezustand. Insbesondere aus arbeitsrechtlicher Sicht kann hier zum Teil an mehreren „Baustellen“ ein erheblicher Handlungsbedarf bestehen.

Kurzarbeit

Eine Überprüfung empfiehlt sich zunächst mit Blick auf die vielerorts innerhalb kurzer Zeit etablierte Kurzarbeit. Oftmals bestanden hier für Arbeitgeber bereits bei der Beantragung teilweise Unsicherheiten u.a. bei der Frage von Umfang und Dauer der Kurzarbeit. Umso mehr sollten die rechtlichen Voraussetzungen nunmehr überprüft und ggf. Anpassungen vorgenommen werden, wenn zum Beispiel der in Betriebsvereinbarungen vorgesehene Zeitraum sich als nicht mehr durch die tatsächlichen wirtschaftlichen Umstände gerechtfertigt erweist. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund sinnvoll, dass systematische Prüfungen der Zollbehörden auf Betrugstatbestände zu erwarten sind. Gleichzeitig können bereits jetzt vorausschauend Regelungen für den Fall getroffen werden, dass sich die Krisenlage aufgrund der Pandemie in naher Zukunft erneut zuspitzt und eine Abfederung durch das Instrument der Kurzarbeit abermals erforderlich wird.

Neuordnung der Betriebsorganisation und Homeoffice

Daneben müssen sich derzeit viele Arbeitgeber der Herausforderung stellen, eine Rückkehr der Mitarbeiter aus dem Homeoffice mit den neuen Pflichten zum Gesundheitsschutz im Betrieb in Einklang zu bringen. Die Gefährdungsbeurteilung von Arbeitsplätzen nach dem Sars-Cov-2-Arbeitsschutzstandard kann räumlich und organisatorisch – ggf. unter ordnungsgemäßer Beteiligung des Betriebsrats – eine Umstrukturierung der Büroräumlichkeiten oder die Ausarbeitung und Einführung von Schichtsystemen erforderlich machen.

In den kurzfristig getroffenen Vereinbarungen zur Telearbeit wurde eine Flexibilität des Arbeitgebers bei der Anordnung der Rückkehr ins Büro oftmals nicht oder nur unvollständig geregelt, so dass hier Ergänzungsvereinbarungen notwendig werden können. Auf der anderen Seite empfiehlt sich eine Überarbeitung der Vertragswerke auch, falls Unternehmen nach guten Erfahrungen in den letzten Wochen das Modell des Homeoffice künftig dauerhaft etablieren möchten. In diesem Fall sollte dringend eine umfassende Regelung getroffen werden, um Rechte und Pflichten, z.B. zu Arbeitszeitdokumentation, Arbeitsschutz und Beendigungsmodalitäten, für die Zukunft abschließend zu regeln.

Urlaub

Als problematisch erweist sich in vielen Unternehmen die Erkenntnis, dass Arbeitnehmer im ersten Halbjahr aufgrund der Einschränkungen des öffentlichen und touristischen Lebens allenfalls zögerlich ihren Jahresurlaub in Anspruch genommen haben. Dem für den Arbeitgeber organisatorisch schwer planbaren Ansparen von Urlaub „für bessere Zeiten“ kann ggf. durch eine transparente Unternehmenskommunikation oder eine Betriebsvereinbarung zur Urlaubsplanung begegnet werden.

Vertragsüberarbeitung und Restrukturierung

In diesen und vielen weiteren arbeitsrechtlichen Themenbereichen sind Arbeitgeber in jedem Fall gut beraten, die aktuell etwas beruhigteren Zeiten für Nachjustierungen und Prävention zu nutzen, um ihr Unternehmen wirtschaftlich bestmöglich gegen die leider zunächst andauernden Unsicherheiten abzusichern.

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Auch wenn die Pandemie hierzulande derzeit weitgehend unter Kontrolle zu sein scheint, befinden sich zahlreiche Unternehmen weiterhin in einem Ausnahmezustand, dessen Ende noch nicht in Sicht ist. Mit Blick auf die nächsten Monate und die möglichen wirtschaftlichen Auswirkungen einer etwaigen „zweiten Welle“ sind Arbeitgeber daher gut beraten, sich in diesen Zeiten einen Überblick über Möglichkeiten der Abmilderung von wirtschaftlichen Nachteilen zu verschaffen. Ein Instrument können dabei sogenannte Personalpartnerschaften sein.

Personalpartnerschaften und Personalpools

Aus den unterschiedlichsten Branchen tauchen derzeit Meldungen über Personalpartnerschaften auf. Das prominenteste Beispiel ist wohl der Austausch von Personal zwischen den Unternehmen Aldi Süd, welche ihr Personal durch die erhöhte Nachfrage verstärken mussten, und McDonalds, wo der eingeschränkte Restaurantbetrieb zu einem Personalüberhang geführt hatte. Weiterhin wurde in den Medien über einen Personalaustausch zwischen Reha-Kliniken und Krankenhäusern und die Etablierung verwaltungsübergreifender Personalpools auf Länderebene berichtet.

Für die Umsetzung einer Personalpartnerschaft gibt es unterschiedliche rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten.

Ruhen des Arbeitsvertrags und befristetes Arbeitsverhältnis

So können sich Unternehmen darauf einigen, dass ein Arbeitgeber mit vermindertem Personalbedarf mit seinen Arbeitnehmern die vorübergehende Ruhendstellung des Arbeitsverhältnisses vereinbart und dabei die Zustimmung für eine anderweitige Beschäftigung in dieser Zeit erteilt. Sodann wird zwischen dem Arbeitnehmer und dem anderen Unternehmen mit Personalbedarf ein befristeter Vertrag, i.d.R. zu den dortigen Konditionen, abgeschlossen. Im einstellenden Unternehmen sind dabei die Vorgaben des Teilzeit- und Befristungsgesetzes zu beachten. Welche weiteren Regelungen in den jeweiligen Vereinbarungen oder in einem Austauschvertrag zwischen den Unternehmen selbst sinnvoller Weise getroffen werden sollten, hängt von den Umständen des jeweiligen Einzelfalls ab. Weiterhin müssen ggf. Beteiligungsrechte des Betriebsrats beachtet werden, da es sich u.a. im aufnehmenden Unternehmen um eine zustimmungspflichtige Einstellung handelt.

Arbeitnehmerüberlassung

Alternativ kann der Austausch rechtlich als Arbeitnehmerüberlassung ausgestaltet sein, wenn ein Unternehmen mit – vorübergehendem – Personalüberhang Arbeitnehmer an ein anderes Unternehmen „verleiht“. Im Zusammenhang mit der Corona-Krise verweist das BMAS auf eine Ausnahmeregelung, der zufolge Unternehmen, welche bisher keine Arbeitnehmerüberlassung durchführen, aber wegen der aktuellen Corona-Krise eigene Beschäftigte an ein Unternehmen mit Arbeitskräftemangel überlassen wollen, dies ausnahmsweise und zeitlich begrenzt auf die aktuelle Krisensituation auch ohne die sonst hierfür erforderliche Erlaubnis tun dürfen. Ob die Voraussetzungen einer solchen ausnahmsweise erlaubnisfreien Arbeitnehmerüberlassung vorliegen, ist im Einzelfall zu prüfen. Auch bei dieser Gestaltung sind bei der zeitlichen Planung ggf. die Beteiligungsrechte der Betriebsräte zu bedenken.

Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten

Daneben kann im Einzelfall je nach Art der Unternehmen und Tätigkeiten auch eine Gestaltung durch die vorübergehende Errichtung eines Gemeinschaftsbetriebs oder einen Einsatz von Mitarbeitern auf der Grundlage von Werk- oder Dienstverträgen in Betracht kommen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das arbeitsrechtliche Gestaltungsinstrument der Personalpartnerschaft den krisenbedingten Problemen von Unternehmen effektiv begegnen. Natürlich müssen sich geeignete Unternehmen für derartige Kooperationen zunächst finden und vernetzen. Für solche Begegnungen werden derzeit immer mehr digitale Plattformen, sowohl branchenspezifisch als auch branchenübergreifend, zur Verfügung gestellt.

Bei der Prüfung, ob eine Personalpartnerschaft für Ihr Unternehmen ein sinnvoller Weg sein könnte, sowie bei der Ausarbeitung eines individuellen rechtlichen Konzepts steht Ihnen das Arbeitsrechts-Team von LUTZ | ABEL gern zur Seite.