Digital Meal Voucher: Steuerfreies Gehaltsextra

 Claudia Knuth

Claudia Knuth

Die Digitalisierung hat nun auch unser Mittagessen erreicht. Während Arbeitgeber früher Essensgutscheine verteilt haben, ersetzen zunehmend Apps die Verwaltung eines steuerfreien Essensgutscheins.

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Digital Meal Voucher: Steuerfreies Gehaltsextra
Digital Meal Voucher: Steuerfreies Gehaltsextra

05.08.2020 | Arbeitsrecht

Kleinere Gehaltserhöhungen haben für die Mitarbeiter oft keinen langfristig zufriedenstellenden Effekt. Bereits wenige Wochen nach der Erhöhung gerät die Verbesserung in Vergessenheit. Arbeitgeber, die längerfristig mit wenig finanziellem Aufwand für Motivation unter den Mitarbeiter sorgen wollen, gewähren daher gerne neben laufenden Gehältern Zusatzleistungen wie z. B. Essensgutscheine. Auf diesem Wege kommen die Beschäftigten täglich mit der Zusatzleistung in Kontakt und erfahren einen direkten Mehrwert. Werden dabei ein paar Maßgaben beachtet, kann sich dies sogar doppelt lohnen und neben einer nachhaltigen Mitarbeiterzufriedenheit auch steuerliche Vorteile bringen.

Steuerfreier Sachlohn – Meal Voucher als Ersatz für die Kantine

Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern bis zu 44 Euro monatlich, einkommen- und damit lohnsteuerfrei Waren oder Gutscheine gewähren. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze, bei deren Überschreiten der gesamte Betrag der Einkommensteuer unterliegt. Dies haben in der Vergangenheit viele Arbeitgeber gerne genutzt und Gutscheine, Gutscheinkarten und sogar zweckgebundene Geldleistungen an ihre Mitarbeiter ausgegeben.

Nachdem der Gesetzgeber jedoch Ende 2019 Korrekturen am Begriff der Geldleistung und am Sachlohnbegriff vorgenommen hat, um klarer zwischen Sachbezug und Geldleistung zu unterscheiden, ist der Gestaltungsspielraum zur Gewährung der steuerfreien Zusatzleistungen erheblich eingeschränkt worden. Die steuerfreie Sachbezugsgrenze von 44 Euro monatlich bleibt zwar erhalten, jedoch dürfen Gutscheine und Co. nur noch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und unter wesentlich strengeren Voraussetzungen als bisher gewährt werden.

Weiterhin möglich und sowohl für Unternehmer als auch für Mitarbeiter besonders attraktiv ist die Gewährung von Digital Meal Voucher. Insbesondere Unternehmen, die nicht über eine eigene Kantine verfügen, können ihren Mitarbeitern dadurch einen erheblichen Mehrwert bieten und nebenbei deren Nettolohn optimieren.

Steuervorteile sind an Voraussetzungen geknüpft

Die Essensgutscheine unterliegen allerdings nicht der Freigrenze von 44 Euro, wenn sie mit dem Sachbezugswert für Verpflegung anzusetzen sind. Der mit Steuervorteilen verbundene Zuschuss pro Mitarbeiter und pro Arbeitstag beträgt in diesem Fall 6,50 Euro (im Jahr 2020). Der für den Bezug von einem Mittag oder Abendbrot anzusetzende Sachbezugswert für Verpflegung beträgt zunächst unabhängig vom Verrechnungswert des Essensgutscheins 3,40 EUR seit dem 1. Januar 2020. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, den Zuschuss in Form des Essengutscheins in Höhe des Sachbezugswerts pauschal mit 25% zu versteuern. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber damit zusätzlich steuerfrei in Höhe von 3,10 Euro aufstocken. Für Arbeitnehmer ist der gesamte Zuschuss in diesem Fall gänzlich sozialabgabenfrei und bei der Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht anzusetzen. Aber auch für Arbeitgeber sind die Abgaben, trotz des pauschal zu versteuernden Anteils des Sachbezugswertes, insgesamt geringer als bei einer gleich hohen Gehaltsauszahlung.

Um die Steuervorteile nutzen zu können müssen jedoch einige Voraussetzungen berücksichtigt werden: So dürfen die Mitarbeiter nur für Tage einen Zuschuss erhalten, an denen sie mindestens vier Stunden gearbeitet haben. Auch dürfen die Essensgutscheine nur dann eingelöst werden, wenn die Mitarbeiter vor Ort oder im Homeoffice arbeiten, nicht aber bei Auswärtstätigkeiten. Zudem ist wissenswert für Unternehmer, dass Aufzeichnungspflichten für Fehltage von Mitarbeitern entfallen, wenn der Essenszuschuss pauschal nur für 15 Tage im Monat gewährt wird.

Flexibilität erhalten mit einer arbeitsrechtlichen Basis

Mit den richtigen arbeitsrechtlichen Vereinbarungen ist es auch möglich, die wirtschaftlichen Risiken einer solchen Gutscheingewährung klein zu halten. In der betrieblichen Praxis, ist oft zu beobachten, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern die Gutscheine ohne eine ausdrückliche arbeitsvertragliche Regelung gewähren. Dies führt jedoch dazu, dass die Arbeitnehmer aufgrund wiederholter Gewährung einen Anspruch durch betriebliche Übung erhalten. In der Folge kann sich der Arbeitgeber nur noch schwer von der dadurch geschaffenen Pflicht entbinden.

Aus diesem Grund ist Arbeitgebern zu raten, per Vereinbarung im Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder einer Richtlinie, Regelungen zu treffen, die die rechtlichen Rahmenbedingungen über die Gewährung der Gutscheine festlegen und es ihm insbesondere ermöglichen, sich von der Zusage wieder zu lösen.

Freiwilligkeitsvorbehalte nicht bei laufendem Entgelt

Doch Vorsicht: Freiwilligkeitsvorbehalte sind hierfür in der Regel kein geeignetes vertragliches Gestaltungmittel. Im Zusammenhang mit der Gutscheingewährung werden Freiwilligkeitsvorbehalte von der Rechtsprechung meist als unwirksam erachtet, da die Gutscheingewährung als laufendes Arbeitsentgelt zu qualifizieren seien.

Es ist jedoch möglich, die Gewährung von Gutscheinen unter einen Widerrufsvorbehalt zu stellen. Dabei muss der Widerrufvorbehalt billigem Ermessen entsprechen und die Gründe für den Widerrufsfall müssen konkret benannt werden. Als Widerrufsgründe können dabei beispielsweise der Wegfall bzw. die Änderung der steuer- und sozialrechtlichen Rahmenbedingungen er Gutscheingewährung, oder eine deutliche Verschlechterung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens angeführt werden.

Digital Meal Vouchers in der Kurzarbeit

Aufstockungsleistungen während der Kurzarbeit können auch durch digitale Essensgutscheine erfolgen. Der steuerfreie Essenszuschuss ist als freiwillige Arbeitgeberleistung zusätzlich zum Kurzarbeitergeld zulässig und eignet sich die Nettoentgeltdifferenz und die Team-Stimmung positiv zu gestalten. Hierbei ist beachten, dass die Möglichkeit eines steuerfreien Essenszuschuss bei Kurzarbeit Null entfällt.

Unterstützung der lokalen Gastronomie auch im Homeoffice

Viele Gastronomen bieten derzeit „Essen zum kontaktlosen Abholen“ an. Auch im Homeoffice können Mitarbeiter sich nicht nur gesund ernähren, sondern zeitgleich auch die lokale Gastronomie unterstützen. Partner-Restaurants waren gestern. Mit den Digital Meal Voucher über entsprechende Anbieter können auch Online-Belege von Lieferdiensten, Supermärkten und Restaurants problemlos zur Erstattung digital eingereicht werden.

Fazit

Digital Meal Vouchers sind ein effektives Instrument zur Mitarbeiterbindung und sorgt als steuerfreies Gehaltsextra für ein attraktives Arbeitsumfeld. Gerade auch die Anwendbarkeit für Mitarbeiter im Homeoffice machen diese zusätzlich attraktiv. Der administrative Mehraufwand wird durch die Digitalisierung nahezu aufgehoben.