28.03.2014 | Vergaberecht
Aus dem Abschlussbericht der Prüfkommission über die Baumaßnahme auf dem Domberg in Limburg können anschaulich die Faktoren abgelesen werden, die maßgeblich bestimmen, ob eine Großbaumaßnahme erfolgreich oder problematisch verläuft:
1. Bedarfsermittlung/Bedarfsplanung
Unumgängliche Voraussetzung für den Projekterfolg ist zunächst eine gewissenhafte Bedarfsermittlung und Bedarfsplanung, um die Bedürfnisse des Bauherrn und der Nutzer frühzeitig zu erkennen und zu formulieren, z. B. nach DIN 18205. Nur frühe Festlegungen von Art und Anzahl der Flächen und Räume, Qualität und Ausstattung sowie der finanziellen, terminlichen, rechtlichen, organisatorischen und technischen Randbedingungen können einem Großbauprojekt zum Erfolg verhelfen.
2. Bildung des Projektteams
Von großer Bedeutung ist des Weiteren die frühzeitige Bildung des erforderlichen Projektteams, bestehend aus Architekten, Fachplanern, Sonderfachleuten (z. B. Gutachter), ggf. Projektsteuerer sowie der rechtlichen Beratung. Das Projektteam sollte nicht bzw. nur in geplanter Weise (z. B. Wechsel zwischen den planenden und den ausführungsüberwachenden Architekten) gewechselt werden, im Übrigen nur bei zwingenden Notwendigkeiten. Andernfalls ist der Projektablauf behindert, die Kosten steigen, und Know-how droht verloren zu gehen.
3. Aktive Projektleitung durch den Bauherrn
Trotz der Einschaltung von Planern und Beratern bleibt es Aufgabe des Bauherrn, die übergeordnete Koordination zu erbringen sowie die Entscheidungen zu treffen. Diese grundlegenden Bauherrnaufgaben müssen vom Bauherrn aktiv gemanagt werden, um den flüssigen Projektablauf sicherzustellen.
4. Funktionierendes Vertragsmanagement
Sämtliche Verträge im Zusammenhang mit Großprojekten sollten von Bauherrn frühzeitig entworfen und bedarfsgerecht abgestimmt werden. Standardvertragsmuster sollten unbedingt einzelfallbezogen angepasst werden, um alle Projektnotwendigkeiten abzubilden. Dies gilt für die Projektverträge aller Projektbeteiligten, insbesondere der Planer und der bauausführenden Unternehmen. Aber auch die sonstigen rechtlichen Eckpunkte (z. B. Baurecht, öffentliches Bau- und Umweltrecht) müssen selbstverständlich frühzeitig abgesteckt werden, um terminliche Folgen oder Umplanungen zu vermeiden.
5. Kostenvorgaben
Ganz wesentlich ist eine frühzeitige Budgetbildung im Rahmen der Bedarfsplanung (siehe oben Nr. 1). Dabei muss das Budget selbstverständlich realistisch ermittel werden, d. h. mindestens auf Basis der konkreten Bedarfsplanung. Nur so lassen sich spätere Überraschungen vermeiden. Aber nicht nur die erste gewissenhafte und realistische Budgetbildung ist von Relevanz, sondern auch die laufende Kostenverfolgung, d. h. der stete Abgleich zwischen den in Projektablauf laufend aktualisiert ermittelten Kosten mit dem Budget. Nur so lassen sich Kostensteigerungen frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen rechtzeitig ergreifen. Im Rahmen der Neufassung der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) aus dem Jahr 2013 ist das Leistungsbild der Planer im Übrigen in diese Richtung angepasst worden.
6. Vermeidung von Änderungen von Planungs- und Bauablauf
Je weiter das Projekt fortgeschritten ist, desto schwieriger und teurer werden Umplanungen oder Änderungen an der Ausführung. Sollen Lichtschalter ausgetauscht werden, ist dies vor Vergabe des Auftrages durch den Austausch einiger Blätter in den Ausschreibungsunterlagen möglich. Sind die Lichtschalter jedoch schon einmal eingebaut, müssen tatsächlich kostenaufwendige Bauleistungen durchgeführt werden, um den Austausch zu bewerkstelligen.
7. Effizientes Vergabemanagement
Die Bauleistungen sollten im Rahmen eines effizienten Vergabemanagements vergeben werden, das durch entsprechende Verfahrensgestaltung und Definition des Ausschreibungsgegenstands ausreichenden Wettbewerb zwischen den Anbietern sicherstellt. Nur so können Bauherrn sicher gehen, dass sie vergleichbare und wirtschaftliche Angebote erhalten und für die nachgefragte Leistung nicht zu viel zahlen.