Jeder fünfte Beschäftigte arbeitete laut Studie der Uni Mannheim während der Corona-Pandemiezeit im Homeoffice. Nicht wenige haben während dieser Zeit den Dienstwagen, der auch zur Privatnutzung überlassen wurde, ungenutzt in der Garage stehen. Zum einen entfallen Dienstfahrten wie Kundenbesuche, aber auch die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte und nicht zuletzt private Fahrten in den Urlaub oder ins Einkaufszentrum infolge der Beschränkungen des öffentlichen Lebens. Können Beschäftigte angesichts dieser Situation ihren Dienstwagen dem Arbeitgeber „zurückgeben“ und stattdessen volle Vergütung der Arbeitsleistung in Geld verlangen?  

Müssen Arbeitgeber den Dienstwagen zurücknehmen?

Die Überlassung des Dienstwagens zur Privatnutzung ist zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vertraglich vereinbart; sie ist Teil der Gegenleistung für die Arbeitsleistung. Diese Zusage kann grundsätzlich nicht einseitig widerrufen werden. Eine Aufhebung der Befugnis zur Privatnutzung kann nur durch Änderungsvereinbarung oder Kündigung erfolgen. Auch Krankheiten oder Urlaub des Arbeitnehmers haben grundsätzlich keinen Einfluss auf die Gestattung der Privatnutzung; solange wie der Arbeitgeber verpflichtet ist Gehalt zu zahlen, ist auch die Überlassung des Dienstwagens geschuldet.

Die Bindung an die Vereinbarung gilt für Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen. Auch eine Vertragsanpassung oder gar das Lösen vom Vertrag durch das Institut des Wegfalls der Geschäftsgrundlage schafft hier keine Abhilfe. Zum einen ist schon fraglich, ob Beschäftigte die Privatnutzung des Wagens tatsächlich nicht vereinbart hätten, wenn sie den Pandemieausbruch vorhergesehen hätten, immerhin blieb das Fahren zum Beispiel für Einkäufe oder Arztbesuche nach wie vor möglich. Darüber hinaus gibt aber die Risikoverteilung eine klare Antwort. Der Wagen ist zur freien Verfügung überlassen, mit diesem Vorteil geht das Risiko einher, den Wagen nicht wie geplant nutzen zu können oder zu benötigen. Schließlich kann der Arbeitnehmer auch bei Krankheit oder Urlaub den Dienstwagen nicht wie gewohnt nutzen, ohne dass dies eine einseitige Loslösung von der Vereinbarung rechtfertigt.

Wie können Arbeitnehmer in der derzeitigen Situation trotzdem sparen?

Der Arbeitnehmer hat die private Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens zu versteuern. Die Möglichkeit den Wagen privat zu nutzen stellt einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezugs dar, der als Arbeitslohn zu versteuern und grundsätzlich sozialversicherungsbeitragspflichtig ist.

In der Regel wird der zu versteuernde Vorteil nach der 1 %-Methode ermittelt. Danach sind pauschal 1 % des Bruttolistenneupreises pro Nutzungsmonat zzgl. der Kosten für Sonderausstattung zu versteuern. Der Fahrtweg zur Arbeit wird von den meisten pauschal mit 0,03 % des Bruttolistenneupreises pro Entfernungskilometer pro Monat veranschlagt.

Alternativ zu den Pauschalen können die privaten Nutzungsvorteile jedoch auch anhand eines Fahrtenbuchs ermittelt und einzeln berechnet werden. Weniger Fahrten führen dann zu einem geringeren geldwerten Vorteil, sodass Arbeitnehmer sparen können, wenn sie tatsächlich ihren Dienstwagen nicht genutzt haben. Wer als Dienstwagenfahrer weniger als 180 Tage pro Jahr zu Arbeit fährt kann außerdem von der pauschalen Berechnungsmethode für Einzelfahrten von 0,03 % zur 0,002 % - Regel wechseln. Das heißt für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeit werden nicht mehr pauschal 0,03 % angesetzt, sondern jede tatsächliche Fahrt wird einzeln mit 0,002 % berechnet.

Einziges Manko ist, dass der Wechsel zwischen den Berechnungsmethoden nur zu Jahresbeginn erfolgen kann. Das nachträgliche Erstellen eines Fahrtenbuchs wird nicht anerkannt.  Angesichts der unbekannten Dauer des pandemiebedingten Rückgangs an Einsatzmöglichkeiten des Dienstwagens kann es aber sinnvoll sein, diese Berechnungsmethode für die Zukunft zu wählen, auch wenn damit ein gesteigerter Aufwand zur Dokumentation der Fahrten einhergeht.

Kleinere Gehaltserhöhungen haben für die Mitarbeiter oft keinen langfristig zufriedenstellenden Effekt. Bereits wenige Wochen nach der Erhöhung gerät die Verbesserung in Vergessenheit. Arbeitgeber, die längerfristig mit wenig finanziellem Aufwand für Motivation unter den Mitarbeiter sorgen wollen, gewähren daher gerne neben laufenden Gehältern Zusatzleistungen wie z. B. Essensgutscheine. Auf diesem Wege kommen die Beschäftigten täglich mit der Zusatzleistung in Kontakt und erfahren einen direkten Mehrwert. Werden dabei ein paar Maßgaben beachtet, kann sich dies sogar doppelt lohnen und neben einer nachhaltigen Mitarbeiterzufriedenheit auch steuerliche Vorteile bringen.

Steuerfreier Sachlohn – Meal Voucher als Ersatz für die Kantine

Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern bis zu 44 Euro monatlich, einkommen- und damit lohnsteuerfrei Waren oder Gutscheine gewähren. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze, bei deren Überschreiten der gesamte Betrag der Einkommensteuer unterliegt. Dies haben in der Vergangenheit viele Arbeitgeber gerne genutzt und Gutscheine, Gutscheinkarten und sogar zweckgebundene Geldleistungen an ihre Mitarbeiter ausgegeben.

Nachdem der Gesetzgeber jedoch Ende 2019 Korrekturen am Begriff der Geldleistung und am Sachlohnbegriff vorgenommen hat, um klarer zwischen Sachbezug und Geldleistung zu unterscheiden, ist der Gestaltungsspielraum zur Gewährung der steuerfreien Zusatzleistungen erheblich eingeschränkt worden. Die steuerfreie Sachbezugsgrenze von 44 Euro monatlich bleibt zwar erhalten, jedoch dürfen Gutscheine und Co. nur noch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und unter wesentlich strengeren Voraussetzungen als bisher gewährt werden.

Weiterhin möglich und sowohl für Unternehmer als auch für Mitarbeiter besonders attraktiv ist die Gewährung von Digital Meal Voucher. Insbesondere Unternehmen, die nicht über eine eigene Kantine verfügen, können ihren Mitarbeitern dadurch einen erheblichen Mehrwert bieten und nebenbei deren Nettolohn optimieren.

Steuervorteile sind an Voraussetzungen geknüpft

Die Essensgutscheine unterliegen allerdings nicht der Freigrenze von 44 Euro, wenn sie mit dem Sachbezugswert für Verpflegung anzusetzen sind. Der mit Steuervorteilen verbundene Zuschuss pro Mitarbeiter und pro Arbeitstag beträgt in diesem Fall 6,50 Euro (im Jahr 2020). Der für den Bezug von einem Mittag oder Abendbrot anzusetzende Sachbezugswert für Verpflegung beträgt zunächst unabhängig vom Verrechnungswert des Essensgutscheins 3,40 EUR seit dem 1. Januar 2020. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, den Zuschuss in Form des Essengutscheins in Höhe des Sachbezugswerts pauschal mit 25% zu versteuern. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber damit zusätzlich steuerfrei in Höhe von 3,10 Euro aufstocken. Für Arbeitnehmer ist der gesamte Zuschuss in diesem Fall gänzlich sozialabgabenfrei und bei der Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht anzusetzen. Aber auch für Arbeitgeber sind die Abgaben, trotz des pauschal zu versteuernden Anteils des Sachbezugswertes, insgesamt geringer als bei einer gleich hohen Gehaltsauszahlung.

Um die Steuervorteile nutzen zu können müssen jedoch einige Voraussetzungen berücksichtigt werden: So dürfen die Mitarbeiter nur für Tage einen Zuschuss erhalten, an denen sie mindestens vier Stunden gearbeitet haben. Auch dürfen die Essensgutscheine nur dann eingelöst werden, wenn die Mitarbeiter vor Ort oder im Homeoffice arbeiten, nicht aber bei Auswärtstätigkeiten. Zudem ist wissenswert für Unternehmer, dass Aufzeichnungspflichten für Fehltage von Mitarbeitern entfallen, wenn der Essenszuschuss pauschal nur für 15 Tage im Monat gewährt wird.

Flexibilität erhalten mit einer arbeitsrechtlichen Basis

Mit den richtigen arbeitsrechtlichen Vereinbarungen ist es auch möglich, die wirtschaftlichen Risiken einer solchen Gutscheingewährung klein zu halten. In der betrieblichen Praxis, ist oft zu beobachten, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern die Gutscheine ohne eine ausdrückliche arbeitsvertragliche Regelung gewähren. Dies führt jedoch dazu, dass die Arbeitnehmer aufgrund wiederholter Gewährung einen Anspruch durch betriebliche Übung erhalten. In der Folge kann sich der Arbeitgeber nur noch schwer von der dadurch geschaffenen Pflicht entbinden.

Aus diesem Grund ist Arbeitgebern zu raten, per Vereinbarung im Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder einer Richtlinie, Regelungen zu treffen, die die rechtlichen Rahmenbedingungen über die Gewährung der Gutscheine festlegen und es ihm insbesondere ermöglichen, sich von der Zusage wieder zu lösen.

Freiwilligkeitsvorbehalte nicht bei laufendem Entgelt

Doch Vorsicht: Freiwilligkeitsvorbehalte sind hierfür in der Regel kein geeignetes vertragliches Gestaltungmittel. Im Zusammenhang mit der Gutscheingewährung werden Freiwilligkeitsvorbehalte von der Rechtsprechung meist als unwirksam erachtet, da die Gutscheingewährung als laufendes Arbeitsentgelt zu qualifizieren seien.

Es ist jedoch möglich, die Gewährung von Gutscheinen unter einen Widerrufsvorbehalt zu stellen. Dabei muss der Widerrufvorbehalt billigem Ermessen entsprechen und die Gründe für den Widerrufsfall müssen konkret benannt werden. Als Widerrufsgründe können dabei beispielsweise der Wegfall bzw. die Änderung der steuer- und sozialrechtlichen Rahmenbedingungen er Gutscheingewährung, oder eine deutliche Verschlechterung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens angeführt werden.

Digital Meal Vouchers in der Kurzarbeit

Aufstockungsleistungen während der Kurzarbeit können auch durch digitale Essensgutscheine erfolgen. Der steuerfreie Essenszuschuss ist als freiwillige Arbeitgeberleistung zusätzlich zum Kurzarbeitergeld zulässig und eignet sich die Nettoentgeltdifferenz und die Team-Stimmung positiv zu gestalten. Hierbei ist beachten, dass die Möglichkeit eines steuerfreien Essenszuschuss bei Kurzarbeit Null entfällt.

Unterstützung der lokalen Gastronomie auch im Homeoffice

Viele Gastronomen bieten derzeit „Essen zum kontaktlosen Abholen“ an. Auch im Homeoffice können Mitarbeiter sich nicht nur gesund ernähren, sondern zeitgleich auch die lokale Gastronomie unterstützen. Partner-Restaurants waren gestern. Mit den Digital Meal Voucher über entsprechende Anbieter können auch Online-Belege von Lieferdiensten, Supermärkten und Restaurants problemlos zur Erstattung digital eingereicht werden.

Fazit

Digital Meal Vouchers sind ein effektives Instrument zur Mitarbeiterbindung und sorgt als steuerfreies Gehaltsextra für ein attraktives Arbeitsumfeld. Gerade auch die Anwendbarkeit für Mitarbeiter im Homeoffice machen diese zusätzlich attraktiv. Der administrative Mehraufwand wird durch die Digitalisierung nahezu aufgehoben.

Während des bestehenden Anstellungsverhältnisses sind Wettbewerbshandlungen für ein Konkurrenzunternehmen bereits gesetzlich bis zum Zeitpunkt der jeweiligen Beendigung untersagt. Viele Unternehmen wünschen darüber hinaus den Abschluss eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots, um sich auch nach der Beendigung des Anstellungsverhältnisses vor Konkurrenzhandlungen ehemaliger Arbeitnehmer und Organmitglieder zu schützen. Hierbei wird häufig übersehen, dass in diesem Falle auch Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens für die Zeit nach der Beendigung begründet werden. Dieser Umstand kann insbesondere bei einem Personalabbau zu Folgekosten führen, welche Anfangs nicht ausreichend beleuchtet wurden.

Inhalt und Folgen eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots

Die Tätigkeit für ein Konkurrenzunternehmen nach der Beendigung des Anstellungsverhältnisses zählt zu den grundrechtlich geschützten Freiheiten. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot greift in diese Freiheit erheblich ein und bedarf daher zur Wirksamkeit unter anderem der Zahlung einer sog. Karenzentschädigung für den Verbotszeitraum. Die Mindesthöhe ist für Arbeitnehmer in § 74 Abs. 2 HGB gesetzlich geregelt und beträgt mindestens die Hälfte der im Zeitpunkt des Ausscheidens aktuell bezogenen vertragsgemäßen Leistungen. Hierzu zählen demnach nicht nur das Festgehalt, sondern auch etwaige variable Entgeltbestandteile sowie geldwerte Vorteile.

In Abhängigkeit von der Stellung des Arbeitnehmers kann hier bei Ausnutzung des gesetzlich zulässigen Höchstzeitraums des Wettbewerbsverbots von zwei Jahren schnell ein ansehnlicher Betrag zusammenkommen. Eine derartige, teilweise auf Jahre angelegte Zahlungsverpflichtung des Unternehmens ist umso ärgerlicher, weil ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot ohne eine entsprechende Regelung selbst dann greift, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach Beendigung in den Ruhestand eintritt.

Im Zweifel kein Schutz des Unternehmens bei Unwirksamkeit

Bei der Formulierung und Prüfung von nachvertraglichen Wettbewerbsverboten sollte anwaltlicher Rat eingeholt werden. Wird bezüglich der Höhe der Karenzentschädigung beispielsweise geregelt, dass lediglich die Hälfte des vertraglich vereinbarten „Festgehalts“ als Entschädigung geleistet wird, so widerspricht dies der gesetzlichen Vorgabe. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot wäre in diesem Falle für den Arbeitnehmer unverbindlich, sofern er neben dem Festgehalt auch variable Vergütungsbestandteile beanspruchen konnte. Er kann sich in solchen Fällen daher entweder entscheiden, das Wettbewerbsverbot künftig einzuhalten und die - an sich zu niedrige - Karenzentschädigung vom Unternehmen zu beanspruchen oder aber zur Konkurrenz zu wechseln. Das Unternehmen könnte sich seiner Zahlungsverpflichtung hingegen nicht unter Berufung auf die zu niedrige Karenzentschädigung entziehen.

Möglichkeit des einseitigen Verzichts durch das Unternehmen ist mit Vorsicht zu genießen

Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot wird auch nicht dadurch obsolet, dass das Unternehmen kein Interesse mehr an der Wettbewerbsenthaltung hat. Das Gesetz räumt dem Unternehmen in § 75a HGB zwar die Möglichkeit ein, auf das Wettbewerbsverbot gänzlich zu verzichten. Auch hier steckt der Teufel jedoch im Detail. Zum einen kann der Verzicht nur vor der Beendigung des Anstellungsverhältnisses unter Wahrung der Schriftform erklärt werden und zum anderen wirkt er erst nach Ablauf eines Jahres seit dem Zeitpunkt seiner Erklärung. Der Arbeitnehmer wird hingegen bereits mit der Beendigung des Anstellungsverhältnisses von dem Wettbewerbsverbot befreit.

Erfolgte der Verzicht weniger als ein Jahr vor Beendigung des Anstellungsverhältnisses, so bleibt das Unternehmen für die ausstehenden Monate zur Zahlung der Karenzentschädigung verpflichtet und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer in dieser Zeit bereits zum Konkurrenten gewechselt ist.

Handlungsempfehlung

Aus Unternehmenssicht ist es daher empfehlenswert zu prüfen, welche Anstellungsverhältnisse einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot unterliegen. Hierbei ist zu beachten, dass sich nachvertragliche Wettbewerbsverbote auch unbemerkt durch Betriebsübergänge in das Unternehmen „einschleichen“ können. Im Anschluss sollte überprüft werden, ob das Verbot (noch) den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder zu überarbeiten ist. Sofern hingegen kein Interesse mehr an der Beibehaltung des Verbots für die Zukunft besteht, empfiehlt sich die Erklärung eines Verzichts.

Auch bei kurzfristigen Personalabbaumaßnahmen kann sich ein Wegfall des Unternehmensinteresses an der Einhaltung des Wettbewerbsverbots für die Zukunft ergeben. Der erst nach einem Jahr wirksam werdende Verzicht ist hier im Zweifel nicht das Mittel der Wahl. In diesen Fällen kommt nur die einvernehmliche Aufhebung in Betracht, welche als gesonderter Punkt im Aufhebungsvertrags erfolgen kann. Spätestens in einem Kündigungsschutzverfahren ist das Unternehmen bei Wegfall des Interesses an der Einhaltung des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots gut beraten, eine entsprechende Regelung zur Aufhebung in einen gerichtlich protokollierten Vergleich mit aufzunehmen zu lassen.