13.02.2020 | Compliance & Internal Investigations
Der D-PCGM gliedert sich in zehn Abschnitte:
- Präambel
- Geltungsbereich und Verankerung Entsprechenserklärung zum Public Corporate Governance Kodex
- Gesellschafterrolle, Gesellschafterversammlung und Organisationselement Beteiligungsmanagement
- Aufsichtsorgan
- Zusammenwirken von Aufsichtsorgan und Geschäftsführungsorgan
- Geschäftsführungsorgan
- Risikomanagement, interne Revision, Integritäts- und Compliance-Management
- Rechnungslegung und Jahresabschluss
- Abschlussprüfung und öffentliche Finanzkontrolle
- Transparenz auf der Unternehmenshomepage als Maßnahme für Bürgernähe und Vertrauen in öffentliche Institutionen
In Teil 1 der Beitragsserie wurde auf die allgemeinen Ziele und den Hintergrund des D-PCGM eingegangen (Lesen Sie Teil 1). In Teil 2 (hier gelangen Sie zu Teil 2) wurde die Funktionsweise des D-PCGM, insbesondere im Hinblick auf die Entsprechenserklärung erläutert. Darüber hinaus wurde auf Abschnitt 3 – Gesellschafterrolle, Gesellschafterversammlung und Organisationselement Beteiligungsmanagement – eingegangen.
Der vorliegende Teil 3 des Beitrags behandelt die Regelungen betreffend das Aufsichtsorgan, das Geschäftsführungsorgan und das Zusammenwirken von Aufsichtsorgan und Geschäftsführungsorgan. Wir greifen nachstehend einige Regelungen auf:
Der D-PCGM trifft in Abschnitt 4 umfassende Regelungen betreffend das Aufsichtsorgan. Dieses überwacht und berät das Geschäftsführungsorgan regelmäßig bei der Leitung des Unternehmens. Gemäß 4.1 D-PCGM ist es in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen einzubinden.
Interessant ist, dass gemäß 4.1 D-PCGM das Aufsichtsorgan regelmäßig beurteilen soll, wie wirksam es und seine Ausschüsse ihre Aufgaben erfüllen. Der D-PCGM sieht vor, dass ehemalige Mitglieder des Geschäftsführungsorgans erst zwei Jahre nach dem Ende ihrer Geschäftsführertätigkeit den Aufsichtsorgan angehören sollen (teils auch als „cooling off“) bezeichnet. Hintergrund solcher Regelungen ist es u.a. hier eine besonders unvoreingenommene und unabhängige Aufgabenerfindung sicherzustellen.
In 4.3 des D-PCGM sind detaillierte Regelungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten enthalten. Mitglieder des Aufsichtsorgans sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet und dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen für sich nutzen, wenn diese dem Unternehmen zustehen.
Sobald Governancestrukturen implementiert werden, gleich in welcher Gesellschaftsform, sollte das Thema „Interessenkonflikte“ adressiert und spezielle Regelungen zu deren Vermeidung getroffen werden.
Hervorzuheben sind auch die Regelungen unter 4.7 des D-PCGM betreffend den Abschluss einer D&O-Versicherung für Mitglieder des Aufsichtsorgans. Inspiriert durch die Regelungen des AktG soll hier ein Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens, aber nur bis maximal zur Höhe von 25 % der jährlichen Vergütung des Mitglieds vereinbart werden. Die Vereinbarung von Selbstbehalten ist nach den Empfehlungen des D-PCGM u.U. auch abhängig von der Vergütung. In jedem Fall soll eine D&O Versicherung für das Aufsichtsorgan nur mit Zustimmung der Gesellschafterversammlung abgeschlossen werden.
Abschnitt 5 – „Zusammenwirken von Aufsichtsorgan und Geschäftsführungsorgan“ enthält sinnvolle und ausgewogene Empfehlungen betreffend die Zusammenarbeit von Aufsichtsorgan und Geschäftsführungsorgan.
Ein häufiges Problem bei öffentlichen Unternehmen ist die Frage, inwieweit die Eigenverantwortlichkeit des Geschäftsführungsorgans, von der gesellschaftsrechtlich zunächst einmal auszugehen ist, aufgrund öffentlich-rechtlicher Bestimmungen tangiert ist. Abschnitt 5 des D-PCGM enthält insoweit Klarstellungen, beispielsweise dahingehend, dass der Kreis der zustimmungspflichtigen Geschäfte so zu bestimmen ist, dass die Eigenverantwortlichkeit des Geschäftsführungsorgans gewährleistet bleibt.
Abschnitt 6 – „Geschäftsführungsorgan“ adressiert wichtige Fragen betreffend die Leitung des Unternehmens durch das Geschäftsführungsorgan.
Interessant ist beispielsweise, dass bei der Definition von Zielvorgaben das Geschäftsführungsorgan dafür Sorge tragen soll, dass die Nachhaltigkeitsziele der Vereinten Nationen (SDGs) bei der Geschäftstätigkeit des Unternehmens berücksichtigt werden und alle zwei Jahre im Aufsichtsorgan darüber berichtet wird.
Weitere Regelungen betreffend wichtige unternehmerische Entscheidungen (insbesondere „Mehr-Augen-Prinzip“ und Weisungen) finden sich in 6.1 des D-PCGM. Auch hier kommt nochmals zum Ausdruck, dass das gesellschaftsrechtliche Instrument der Weisung in der GmbH der Ausnahmefall bleiben muss, um die grundsätzlich eigenverantwortliche Unternehmensführung sicherzustellen. Hierbei ist freilich den jeweils landesrechtlichen Bestimmungen Rechnung zu tragen.
Sodann trifft der D-PCGM Regelungen zur Sicherstellung von Zielgrößen für den Frauenanteil sowie die Beachtung der Grundsätze der Diversität.
Unter 6.3 des D-PCGM findet sich sodann wieder ein gesondertes Kapitel zur Adressierung und Vermeidung von Interessenkonflikten. Viele der hier getroffenen Regelungen sind mittlerweile selbstverständlich im Sinne einer „good practise“. Gleichwohl sollten Kodizes und/oder Codes of Conduct diesen Umstand in sinnvoller Weise adressieren.
6.4 des D-PCGM Regelungen betreffen die Vergütung. Hier sind insbesondere die Regelungen zur Zusammensetzung der Vergütung relevant und zu beachten. Vergütungsverantwortliche tun – schon aus dem Blickwinkel der eigenen Haftungsvermeidung – gut daran, sich an den Vorschlägen, angepasst auf den Einzelfall, in sinnvoller Weise zu orientieren. So sind Vergütungsbestandteile, die zum Eingehen unangemessener Risiken verleiten, zu vermeiden. Ebenso ist darauf zu achten, dass Zahlungen an ein Mitglied des Geschäftsführungsorgans bei vorzeitiger Beendigung dieser Tätigkeit ohne wichtigen Grund einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags vergüten.
Unter 6.5 des D-PCGM werden wiederum Regelungen betreffend die D&O-Versicherung, hier mit Blick auf das Geschäftsleitungsorgan, getroffen. Empfohlen wird, einen Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis maximal zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Mitglieds des Geschäftsführungsorgans vorzusehen.
Im bald erscheinenden letzten Beitrag zur Vorstellung des Deutschen Public Corporate Governance-Musterkodex werden wir auf die Abschnitte 7-10, also Risikomanagement, Rechnungslegung, Abschlussprüfungen sowie Transparenz eingehen.