17.03.2020 | Arbeitsrecht, IT-Recht und Datenschutz
Angesichts der jüngsten Entwicklungen zum Coronavirus (COVID-19) möchten viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Umgekehrt möchten auch viele Arbeitnehmer ins Homeoffice gehen. Es erscheint derzeit durchaus realistisch, dass es sich hierbei nicht nur um eine vorübergehende Lösung von wenigen Tagen oder Wochen handelt, sondern dass Corona den Unternehmer und seine Beschäftigten zu einem längeren Homeoffice „zwingt“. Der folgende Handlungsleitfaden verschafft einen schnellen Überblick, was der Arbeitgeber sowohl aus arbeitsrechtlicher als auch aus datenschutzrechtlicher Sicht beim Homeoffice beachten muss.
Wann darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unproblematisch ins Homeoffice schicken?
- Der Arbeitsvertrag enthält bereits eine Homeoffice-Regelung.
- Der Mitarbeiter ist mit der Arbeit aus dem Homeoffice einverstanden.
Empfehlung: Sofern bislang kein Homeoffice vereinbart ist, sollte mindestens eine Homeoffice-Richtlinie erstellt werden. Die Mitarbeiter, die vom Homeoffice aus arbeiten wollen, sollten die Kenntnis der Richtlinie per E-Mail bestätigen.
Kann der Arbeitgeber von seinen Beschäftigten verlangen, ins Homeoffice zu gehen?
Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, den (gesunden) Mitarbeiter ins Homeoffice zu zwingen. Der Schutz der privaten Wohnung steht dem Anweisungsrecht des Arbeitgebers bezüglich einer Homeoffice-Tätigkeit entgegen. Hieran ändert auch die aktuelle Krisensituation nichts.
- Reine Vorsicht: Schickt der Arbeitgeber einen gesund wirkenden Arbeitnehmer dennoch vorsichtshalber nach Hause, ist dieser dort nicht zur Verrichtung seiner Arbeitsleistung verpflichtet. Der Arbeitgeber kommt dann gemäß § 615 S. 1 BGB in Annahmeverzug und ist weiterhin zur Vergütung verpflichtet.
- Arbeitsunfähigkeit: Hat der Arbeitgeber begründeten Anlass zu glauben, dass einer seiner Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, kann er ihn nach Hause schicken. Der Arbeitnehmer ist dann jedoch von seiner Arbeitspflicht befreit wohingegen der Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG verpflichtet ist.
- Quarantäne: Befindet sich ein Arbeitnehmer in amtlich angeordneter Quarantäne, kann er nicht in dieser Zeit zu einer Homeoffice-Tätigkeit gezwungen werden. Er behält dann über § 616 S. 1 BGB auch ohne Arbeitsleistung weiterhin seinen Anspruch auf Vergütung.
- Kinderbetreuung: Wenn die Schule oder eine Kindertagesstätte geschlossen wird, sind berufstätige Eltern selbst verpflichtet, eine alternative Betreuung für ihre Kinder zu finden. Wenn die Anwendung von § 616 BGB nicht durch den Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist, wird der Arbeitgeber für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ gemäß § 616 BGB das normale Arbeitsentgelt zahlen müssen, dies wird im Allgemeinen bei einer Dauer von fünf bis zehn Tagen angenommen.
Wann kann der Arbeitnehmer verlangen, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Hieran ändert auch die derzeitige Krisensituation nichts. Dennoch treffen den Arbeitgeber gewisse Schutz- und Fürsorgepflichten gegenüber seinen Mitarbeitern. Diese können eine aktuelle Risikobewertung des Arbeitgebers in Krisensituationen erfordern. Nach dem derzeitigen Stand soll jedoch eine Ausbreitung des Virus verhindert werden. Eine lebensgefährliche Situation wird jedoch wohl in den wenigsten Fällen bei der Durchführung der Arbeitsleistung anzunehmen sein.
Mindestanforderungen einer Gefährdungsbeurteilung
Es muss eine Gefährdungsbeurteilung erfolgen, um zu gewährleisten, dass im Homeoffice, die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden (können). Folgende Punkte sind dabei mindestens zu berücksichtigen:
- Ist grundsätzlich ein geeigneter Arbeitsplatz beim Beschäftigten vorhanden?
- Besteht eine hinreichend standfeste WLAN-Verbindung?
- Unter welchen Voraussetzungen soll private IT genutzt werden dürfen?
- Können die erforderlichen Vorkehrungen zum Datenschutz umgesetzt werden?
Was sollte vom Arbeitgeber in eine kurzfristige Richtlinie zum Thema Homeoffice mindestens aufgenommen werden?
- Beschreibung der Mindestanforderungen einer Gefährdungsbeurteilung (siehe oben)
Mitarbeiter, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, sollten aufgefordert werden sich beim Arbeitgeber zu melden.
- Aufforderung, die Betriebszeiten und das Arbeitsschutzgesetz einzuhalten
- Vorbehalt, Widerruf bzw. Beendigungsklausel
Welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen sollte der Arbeitgeber beim Homeoffice umsetzen?
- Die Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten muss im Homeoffice genauso gewährleistet werden wie im Büro. Daher ist an folgende Maßnahmen zu denken:
- Erlass einer Richtlinie mit Handlungsanweisen an die Arbeitnehmer, wie sie im Homeoffice die Datensicherheit und Vertraulichkeit sicherstellen können.
- Regelung, die es dem Arbeitgeber ermöglicht, den Homeoffice-Arbeitsplatz des Arbeitnehmers zu kontrollieren. Dies geht am rechtssichersten über den Zusatz zum Arbeitsvertrag, der das Homeoffice regelt.
- Bereitstellung des vollständigen IT-Equipments, dass der Arbeitnehmer für seine Arbeit benötigt. Bring-Your-Own-Device (z.B. auch bei Druckern) sollte aus Gründen der Datensicherheit nur ausnahmsweise gestattet werden, wobei hier weitere Sicherungsvorkehrungen zu treffen sind.
- Werden Notebooks herausgegeben, so ist deren Festplatte zu verschlüsseln. Gleiches gilt für USB-Sticks.
- Der Zugriff auf die vom Arbeitgeber bereitgestellten Systeme sind mit einem Kennwort zu versehen.
- Die Anmeldung zu Unternehmensapplikationen, die besonders sensible Daten verarbeiten, sollte nur über eine sog. „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ möglich sein.
- Die Kommunikation zum Firmennetzwerk sollte nur über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen (z.B. VPN).
- Sofern eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Firmennetzwerk nicht möglich ist, sollten zumindest die Inhalte mit sensiblen Inhalten (z.B. Dokumente) nur in verschlüsselter Form versendet werden (z.B. als verschlüsselte ZIP-Dateien).
- Die datenschutzgerechte Aufbewahrung und Entsorgung von vertraulichen Unterlagen muss vom Arbeitgeber auch im Homeoffice sichergestellt werden.
Ist Homeoffice gleichbedeutend mit mobilen Arbeiten?
Nein. Wenn der Arbeitgeber verlangt oder gestattet, dass seine Beschäftigten ins Homeoffice gehen, bedeutet dies für die Arbeitnehmer nicht, dass sie von unterwegs arbeiten sollen oder dürfen. Für das Arbeiten von unterwegs (auch „Mobilarbeit“ genannt), gelten zum Teil andere gesetzliche Vorgaben. Unter Homeoffice ist tatsächlich nur das Arbeiten von zuhause zu verstehen.