Für Arbeitgeber ist der nachweisbare Zugang von Kündigungen, Abmahnungen und Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) zentral. Ohne Zugang wird eine Erklärung nicht wirksam (§ 130 BGB).
Das BAG hat mit Urteil vom 30. Januar 2025 (Az. 2 AZR 68/24) betont:
- Der Arbeitgeber trägt die Darlegungs- und Beweislast für den rechtzeitigen Zugang.
- Bloße Einlieferungsbelege oder Postvermerke reichen nicht, wenn der Zugang substantiiert bestritten wird.
Auch das LAG Hamburg beschäftigte sich mit Urteil vom 14. Juli 2025 (Az. 4 SLa 26/24), das mittlerweile mit Urteil des BAG vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) bestätigt wurde, mit dem Einwurf-Einschreiben und stellt heraus:
- Selbst die Vorlage der Kopie des Auslieferungsbelegs und des Einlieferungsbelegs reichen nicht aus, um den bestrittenen Zugang rechtssicher nachzuweisen.
- Grund hierfür ist die geänderte Zustellweise bei Einwurf-Einschreiben durch die Deutsche Post.
Daher ist seit diesen Urteilen auch das Einwurf-Einschreiben kein verlässlicher Zustellungsweg mehr. Doch welche Bedeutung kommt dem Zugang in den einzelnen Fallkonstellationen zu und wie können Arbeitgeber den wirksamen Zugang wichtiger Dokumente sicherstellen?
Kündigung
Die Kündigung bedarf der Schriftform (§ 623 BGB) und wird erst mit Zugang wirksam. Der Arbeitgeber muss beweisen, dass die Kündigung in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt ist und dieser unter gewöhnlichen Umständen Kenntnis nehmen konnte. Das LAG Hamburg entschied, dass selbst die Vorlage eines Einlieferungsbelegs samt Kopie des Auslieferungsbelegs nicht ausreicht, um den vom Arbeitnehmer bestrittenen Zugang eines Einwurf-Einschreibens im Prozess nachzuweisen. Auch Übergabe-Einschreiben sind risikobehaftet, wenn der Arbeitnehmer die Sendung nicht abholt. Besonders sicher sind seit dieser Rechtsprechungsentwicklung somit nur noch die persönliche Übergabe im Betrieb, dokumentiert durch Empfangsbestätigung oder Zeugen, und der Einwurf in den Hausbriefkasten durch einen Boten mit detailliertem Botenprotokoll (Datum, Uhrzeit, Adresse, Inhalt).
Abmahnung
Die Abmahnung muss ihre Warn- und Dokumentationsfunktion entfalten können. Deshalb ist auch hier der nachweisbare Zugang wichtig, damit der Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess belegen kann, dass der Arbeitnehmer das gerügte Verhalten kannte und vor weiteren Verstößen gewarnt wurde. Formell ist zwar keine Schriftform vorgeschrieben, aus Beweisgründen empfiehlt sich aber dennoch, Abmahnungen nur schriftlich zu erteilen. Auch hier sind die sichersten Zustellungsmöglichkeiten die persönliche Übergabe oder die Übermittlung per Boten. E-Mail oder interne Messenger sind als alleinige Zustellungswege beweisrechtlich unsicher.
bEM-Einladung
Die ordnungsgemäße Zustellung einer bEM-Einladung ist für die Wirksamkeit einer späteren krankheitsbedingten Kündigung von erheblicher Bedeutung. Die Einladung muss dem Arbeitnehmer zugehen und über Zweck, Ablauf und Freiwilligkeit informieren. Ebenso gilt: Der Arbeitgeber muss im Prozess darlegen können, dass die Einladung zugegangen ist. Empfehlenswert ist auch hier das Schreiben durch einen Boten – im Botenprotokoll dokumentiert – in den Hausbriefkasten einwerfen zu lassen oder es persönlich im Betrieb zu übergeben. Wenn der Zugang der bEM-Einladung zweifelhaft bleibt, kann sich dies im Kündigungsschutzprozess zulasten des Arbeitgebers auswirken, weil er seine Pflicht zur Prüfung milderer Mittel vor dem Ausspruch einer Kündigung nicht ausreichend dokumentiert hat.
Handlungsempfehlung
Im Ergebnis sollten Arbeitgeber also immer auf rechtssichere Zustellungen achten. Je wichtiger ein Dokument in etwaigen späteren gerichtlichen Verfahren sein kann, desto strengere Anforderungen sollten an den gewählten Zustellungsweg gestellt werden.
Unabhängig von der Art des zu übermittelnden Dokuments gilt: Die persönliche Übergabe des Dokuments oder die Übermittlung per Boten nebst Botenprotokoll bleiben in rechtlicher Hinsicht am sichersten.
