Ein sogenanntes Non-Disclosure Agreement (kurz: NDA) oder zu Deutsch Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung regelt den Umgang einer oder mehrerer Vertragsparteien mit bestimmten schützenswerten Informationen. Um sowohl seine eigenen sensiblen Informationen ausreichend zu schützen und Pflichtverletzungen vereinfacht zu ahnden als auch Haftungsrisiken im Umgang mit fremden Informationen zu minimieren, ist es unerlässlich eine umfangreiche Geheimhaltungsvereinbarung abzuschließen, bevor solche Informationen ausgetauscht werden.
Einen kurzen Überblick zum Thema NDA haben wir im Folgenden in unserem FAQ zusammengestellt.
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Eine Geheimhaltungsvereinbarung sollte immer dann geschlossen werden, wenn mindestens einer der Vertragspartner mit sensiblen Informationen des anderen in Berührung kommt.
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Wichtige Begriffe, insbesondere der der „vertraulichen Informationen“, sind aus Gründen der Rechtssicherheit im NDA zu definieren.
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Es sollten Regelungen bezüglich der Folgen bei möglichen Verletzungen der Vertraulichkeitsvereinbarung aufgenommen werden.
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Damit das NDA auch wirksam ist, sollte jedenfalls darauf geachtet werden, dass die Klauseln dem AGB-Recht entsprechen.
Wann ist es sinnvoll eine Geheimhaltungsvereinbarung abzuschließen?
NDA sollten standardmäßig besonders von solchen Unternehmen abgeschlossen werden, die (regelmäßig) mit besonders sensiblen und vertraulichen Informationen umgehen, wie beispielsweise Software- und Hightechfirmen, im Rahmen von Projekten, bei denen viel Know-How gefragt ist oder bei neuen bzw. innovativen Produkten und Leistungen.
Insbesondere in Konstellationen in denen Feedback von Dritten explizit erwünscht oder sogar benötigt ist (wie zum Beispiel oftmals bei Startups), kann eine strenge Geheimhaltung sogar kontraproduktiv sein.
Probleme können dann auftreten, wenn der gewünschte Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung missverstanden wird und als Signal von Misstrauen aufgefasst wird.
Bei welchen Vertragstypen bieten sich ein NDA besonders an?
Geheimhaltungsvereinbarungen bieten sich immer bei solchen Verträgen an, in deren Rahmen sensible Informationen geteilt werden, beispielsweise bei Lizenzverträgen, Technologieverträgen oder Unternehmensverkaufsverträgen.
Was sollte in der Vertraulichkeitsvereinbarung geregelt werden?
Was sind vertrauliche Informationen?
Es gibt keinen feststehenden Begriff, was vertrauliche Informationen sind. Deshalb ist essenziell, dies im Vertrag klar zu regeln, um die Reichweite des NDA bestimmen zu können und um vertragliche Regelungslücken zu vermeiden.
Zur Orientierung kann zwar die Definition von Geschäftsgeheimnissen im Geschäftsgeheimnisgesetz dienen, allerdings sollte der Begriff der vertraulichen Informationen als zentraler Anknüpfungspunkt jedenfalls explizit in der Geheimhaltungsvereinbarung definiert sein. Dabei kann es, je nachdem wie umfassend das NDA sein soll, sinnvoll sein, vertrauliche Dokumente explizit als solche zu kennzeichnen oder aber einen weiten Begriff zu wählen, der auch solche Informationen umfasst, die nicht ausdrücklich aufgezählt wurden, sondern offensichtlich vertraulich sind oder deren vertrauliche Behandlung aus objektiver Sicht zu erwarten ist. Letzteres ist besonders dann sinnvoll, wenn eine Vielzahl von Informationen als vertraulich erfasst werden soll, da ansonsten das Risiko besteht, dass die Kennzeichnungspflicht nicht durchgehalten wird und relevante Informationen vergessen werden.
Zusätzlich sollten die Ausnahmen genannt werden. Dies können einerseits explizit benannte Dokumente oder Informationen sein, die gerade keine vertraulichen Informationen darstellen oder solche, die der Allgemeinheit bereits bekannt sind, von Dritten stammen, durch legitime Mittel unabhängig von der anderen Vertragspartei erlangt wurden, etc.
Einseitiges oder beidseitiges NDA?
Vertraulichkeitsvereinbarungen können entweder nur eine Vertragspartei zur Geheimhaltung verpflichtet oder aber beide Parteien. Einseitige NDA bieten sich immer dann an, wenn nur eine Partei sensible Daten offenlegen muss (zum Beispiel bei einer Vertragsanbahnung gibt der Anbieter Informationen über die Funktionsweise seines Produktes preis), damit sich die andere Partei vollinformiert entschließen kann; während beidseitige Geheimhaltungsvereinbarungen sinnvoll sind, wenn beide Parteien Betriebsinterna offenlegen.
Dabei sind einseitige Verpflichtungen zwar in der Regel leichter zu gestalten, jedoch aufgrund der unausgeglichenen Stellung langwieriger zu verhandeln.
Welche Laufzeit eignet sich für eine Vertraulichkeitsvereinbarung?
Diese Frage ist je nach Vertragsart und gewünschter Sicherheit ganz individuell zu beantworten. Falls die größtmögliche Sicherheit für die Informationen erreicht werden soll, empfiehlt sich eine unbegrenzte Laufzeit. Weniger einschränkend ist jedoch eine Beschränkung der Laufzeit auf eine gewisse Anzahl an Jahren, wie es beispielsweise bei M&A-Verträgen oftmals vereinbart wird.
Was sollte bei den Beendigungsregelungen beachtet werden?
Regelungen für den Zeitraum nach dem Ende der Geschäftsbeziehung oder Laufzeit sollten auf jeden Fall getroffen werden, um die vertraulichen Informationen auch nachhaltig zu schützen. Dabei wird es in den allermeisten Fällen sinnvoll sein zu regeln, dass alle Dokumente (inklusive eventuell angefertigter Notizen, etc.) auf denen sich vertrauliche Dokumente befinden, vernichtet oder zurückgegeben werden müssen.
Wie ist mit einer möglichen Verletzung des NDA umzugehen?
Falls eine der Vertragsparteien gegen die Geheimhaltungsvereinbarung verstößt, entstehen zwar Schadensersatz- und Unterlassungsansprüche zulasten des Verletzers, diese stellen jedoch kein zu vernachlässigendes Risiko dar. Einerseits liegt die Darlegungs- und Beweislast beim Verletzten, was die Durchsetzung der Ansprüche für ihn erheblich erschwert, andererseits kann auch der Anspruchsgegner nur schwer abschätzen, welche Schadensersatzansprüche genau auf ihn zukommen, weil deren Höhe in der Regel schwierig zu kalkulieren sind.
Deshalb ist es oftmals sinnvoll die Folge von möglichen Verletzungen vertraglich zu regeln, um spätere Konflikte zu vermeiden. Relativ niedrigschwellig wären dabei zum Beispiel Beweislastregelungen oder die Festlegung eines pauschalierten Schadensersatzes.
Möglich ist auch die Regelung einer Vertragsstrafe bei Verletzungen des NDA. Dabei ist jedoch zu beachten, dass, falls die Vertraulichkeitsvereinbarung als AGB ausgestaltet ist, die Vorschriften des AGB-Rechts Anwendung finden, die einer Wirksamkeit entgegenstehen können. Gerade bei einseitigen NDA werden hohe Anforderungen an Verhältnismäßigkeit und Transparenz gestellt, weshalb die Höhe und Voraussetzungen der Vertragsstrafe je nach Art, Umfang und Schwere des Verstoßes (beispielsweise danach, ob das NDA vorsätzlich oder nur fahrlässig verletzt wurde) differenziert werden sollte.
Was ist für die Wirksamkeit einer Geheimhaltungsvereinbarung zu beachten?
Grundsätzlich gilt für das NDA die allgemeine Vertragsfreiheit, es kann also an und für sich alles geregelt werden, wie von den Parteien erwünscht. Einschränkungen können sich jedoch insbesondere aus dem AGB-Recht, dem Sittenwidrigkeitsverbot des BGB und dem Wettbewerbsrecht ergeben.
In welchem Verhältnis steht ein NDA zum Geschäftsgeheimnisgesetz?
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung kann ebenfalls als geeignete Geheimhaltungsmaßnahme im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetzes anzusehen sein. Dafür muss diese den Beteiligten in ausreichender Klarheit vor Augen führen, welchen Inhalt und welche Reichweite die Geheimhaltungsverpflichtungen umfassen und die Interessen beider Parteien müssen in einen angemessenen Ausgleich gebracht werden.
