Workation – Was Arbeitgeber wissen müssen

Dr. Lisa-Katharina Holst

Workation – Die neue Form der Mobilarbeit?! Das mobile Arbeiten ist aus dem Arbeitsalltag vieler Arbeitnehmer nicht mehr wegzudenken, weshalb diesbezügliche Regelwerke in vielen Unternehmen mittlerweile zum absoluten Standard gehören. Als Spielart des mobilen Arbeitens erfreut sich seit einiger Zeit die sog. Workation immer größerer Beliebtheit. Das Angebot von Workation mag im Wettbewerb um geeignete Fachkräfte für viele Arbeitgeber attraktiv sein, ist jedoch mit nicht zu unterschätzenden rechtlichen Fallstricken verbunden. Arbeitgeber müssen daher auf eine rechtssichere Ausgestaltung der Workation achten und neben den arbeitsrechtlichen auch die sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Risiken kennen.

04.06.2024 | Arbeitsrecht

Was ist eine Workation?

Unter Workation wird im Allgemeinen die Erbringung der Arbeitsleistung von einem beliebigen, häufig auch außerhalb der Bundesrepublik Deutschland liegenden Arbeitsort verstanden. Arbeitnehmer machen von diesem Arbeitsmodell gerne Gebrauch, um das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden: Der Schreibtisch im (Home-)Office wird für eine gewisse Zeit durch einen Arbeitsplatz im Land der Wahl eingetauscht, um so bspw. in der kalten Jahreszeit dem grauen Alltag entfliehen und im Anschluss auch noch etwas Urlaub machen zu können. Eine Workation kann aber auch aus anderen, privaten oder beruflichen Motivationen sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber attraktiv sein. Aufgrund der weiter voranschreitenden Digitalisierung und Globalisierung der Arbeitswelt werden Arbeitgeber sich mit dieser Thematik also früher oder später auseinandersetzen müssen.

Was ist zu beachten?

Zunächst ist zu beachten, dass ein Anspruch der Arbeitnehmer auf Workation grundsätzlich nicht besteht. Sofern sich Arbeitgeber allerdings dazu entscheiden, dieses Arbeitszeitmodell anzubieten, sollten im Unternehmen klare Regeln aufgestellt werden, um eine klare Linie vorgeben und somit etwaigen Konflikten vorbeugen zu können. Ebenso wie bei der Einführung von Mobilarbeit bietet sich hierfür neben einer individualvertraglichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag der Abschluss einer Betriebsvereinbarung oder, in betriebsratslosen Unternehmen, die Aufstellung einer entsprechenden Richtlinie an.

Hierin sollte insbesondere geregelt werden, welche Arbeitnehmergruppen unter welchen Bedingungen das Arbeitszeitmodell der Workation wählen können. Bei dieser Entscheidung haben Arbeitgeber den allgemeinen arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Überdies ist dringend zu empfehlen, das Recht auf Workation nicht bedingungslos zu gewähren. Dementsprechend sind in den entsprechenden Vereinbarungen Kündigungs- oder Widerrufsvorbehalte vorzusehen, an deren Wirksamkeit die Rechtsprechung jedoch strenge Voraussetzungen knüpft.

Weiterhin ist im Hinblick auf das Sozialversicherungsrecht insbesondere zu regeln, in welchen Ländern und wie lange Arbeitnehmer eine Workation in Anspruch nehmen können. Hintergrund ist, dass im Sozialversicherungsrecht grundsätzlich das sog. Territorialitätsprinzip gilt und ein im Ausland tätiger Arbeitnehmer daher grundsätzlich für den Zeitraum des Auslandseinsatzes im Land der Tätigkeit sozialversicherungspflichtig wäre. Deutschland hat jedoch mit mehr als 90 Ländern sog. Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen, nach welchen Arbeitnehmer i.d.R. bis zu 183 Tage pro Jahr im Ausland tätig werden dürfen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht in Deutschland hätte. Diese Doppelbesteuerungsabkommen stellen jedoch auf unterschiedliche Zeiträume – wie bspw. das Kalenderjahr, das Steuerjahr oder einen anderweitigen 12-Monatszeitraum – ab, weshalb deren Anwendbarkeit für jeden Einzelfall sorgfältig zu prüfen ist. Zudem ist zu berücksichtigen, dass eine Workation nach Auffassung des GKV-Spitzenverbandes unter sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten regelmäßig eine Entsendung im Sinne der EU-Entsenderichtlinie darstellt, und zwar unabhängig davon, ob diese auf Initiative des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers durchgeführt wird. Dementsprechend ist vor jedem Auslandaufenthalt eine sog. A1-Bescheinigung zu beantragen, wobei unter bestimmten Voraussetzungen auch Dauerbescheinigungen ausgestellt werden können.

Zuletzt kann eine Workation auch ertragssteuerrechtliche Fragen aufwerfen. Insbesondere dann, wenn Arbeitnehmer von der Workation nicht nur gelegentlich Gebrauch machen, sondern regelmäßig für einen nicht unerheblichen Zeitraum aus dem Ausland, bspw. von einem zweiten Wohnsitz aus, tätig werden, kann dies unter Umständen eine ausländische Betriebsstätte des Arbeitgebers begründen. Dort erzielte Gewinne unterlägen in diesem Fall der Steuerpflicht des Ziellandes, weshalb die Begründung einer ausländischen Betriebsstätte aus Sicht des Arbeitgebers dringend zu vermeiden ist. Ob von einer solchen auszugehen ist, hängt stets von den Umständen des Einzelfalls und insbesondere der Art der Tätigkeit ab, weshalb eine entsprechende Einschränkung der im Ausland auszuübenden Tätigkeiten sinnvoll sein kann.

Fazit

Angesichts der zunehmenden Internationalisierung des Wirtschaftslebens wird die Workation in Zukunft für mehr und mehr Berufsbilder an Bedeutung gewinnen. Arbeitgeber, die dieses Arbeitszeitmodell in Erwägung ziehen, sollten daher im besten Falle bereits vor der erstmaligen Inanspruchnahme einschlägige Regelwerke aufstellen. Hierin ist sicherzustellen, dass der Arbeitgeber im Hinblick auf das „Ob“ und das „Wie“ der Gewährung von Workation flexibel bleibt. Weiterhin ist eine Auseinandersetzung mit den sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Implikationen, von denen in diesem Beitrag nur die wichtigsten genannt werden konnten, unerlässlich.