Die Nutzung marktverfügbarer KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot oder kostenloser Generatoren eröffnet Unternehmen enormes Effizienzpotenzial. Aufgaben lassen sich effizienter erledigen, Informationen schneller analysieren und Kommunikationsprozesse werden spürbar erleichtert. Doch gerade die Vielseitigkeit solcher Tools – von automatisierten E-Mail-Antworten bis hin zur Live-Zusammenfassung von Meetings – erfordert einen durchdachten, rechtskonformen Rahmen für die Anwendung im Unternehmen. Ohne klare Regeln ("Laissez-faire-Haltung") drohen erhebliche Risiken:
- Datenschutzverstöße beim Umgang mit personenbezogenen Daten
- Verletzung von Geschäftsgeheimnissen durch unkontrollierten Datenabfluss
- Haftungsrisiken gegenüber Dritten, insbesondere bei KI-generierten Inhalten
Eine unternehmensspezifische Policy kann zentrale Leitplanken setzen, um die rechtlichen Risiken einzuhegen:
- Konkrete Einsatzbereiche aufzeigen und begrenzen (z. B. Datenanalyse, Unterstützung bei internen und externen Schreiben, Nachbereitung von Besprechungen)
- Datengovernance: Datenschutz und Datensicherheit mitdenken – insbesondere bei sensiblen oder personenbezogenen Informationen (Stichwort: Datenminimierung)
- Urheberrecht: Klare Regelungen zur Verwendung von KI-generierten Inhalten schaffen
- Verantwortungsbewusster Umgang: Die Ergebnisse von KI-Tools dürfen nicht ungeprüft übernommen werden (Stichwort: human in the loop)
- Besonderheiten für spezielle Anwendungen (z. B. Copilot in Microsoft Teams) herausarbeiten
Insgesamt fördert eine solche Policy nicht nur Rechtssicherheit und Transparenz, sondern verringert die Haftungsrisiken der Unternehmensleitung. Sie stärkt auch das Vertrauen der Belegschaft in KI-Anwendungen und unterstützt einen nachhaltigen digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen.
