Das am 1. Januar 2025 in Kraft getretene Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat zum Ziel, bürokratische Hürden abzubauen und die Digitalisierung im Arbeitsrecht voranzutreiben.
Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform möglich
Gemäß der zum Jahreswechsel in Kraft getretenen Novellierung ist es für Arbeitgeber ausreichend, die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform (beispielsweise per E-Mail) zu dokumentieren. Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein. Zudem ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Arbeitnehmer bei der Übermittlung dazu aufzufordern, einen Empfangsnachweis zu erbringen.
Diese Formerleichterung gilt nach wie vor jedoch nicht in bestimmten Wirtschaftsbereichen, die der Gesetzgeber ausdrücklich festgelegt hat, z.B. im Bau- oder Gaststättengewerbe sowie im Personenbeförderungs- oder Logistikgewerbe (§ 2a Abs. 1 SchwArbG). Auch ist die Niederschrift weiterhin in schriftlicher Form (d.h. mit eigenhändiger Unterschrift) zu erteilen, wenn der Arbeitnehmer dies unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen verlangt.
Ausnahme: Befristete Arbeitsverträge
Während Regelungen, die das Arbeitsverhältnis mit Erreichen des Regelrenteneintrittsalters automatisch beenden, ab sofort nur noch der Textform bedürfen, sind sämtliche anderen Befristungen nach § 14 Abs. 4 TzBfG weiterhin in Schriftform abzuschließen. Dies gilt beispielsweise auch für die Befristung auf den Bezug von Erwerbsminderungsrente. Die Befristungsabrede kann lediglich durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Hierzu bedarf es einer zusätzlichen Lizenz, über die die meisten Arbeitgeber regelmäßig nicht verfügen. In jedem Fall sollte vor Nutzung einer solchen Signatur dringend erneut überprüft werden, ob diese den vorgenannten Formerfordernissen standhält. Wird mit dem Arbeitnehmer ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot geschlossen, bedarf auch dieses unverändert der Schriftform.
Erteilung von Zeugnissen in elektronischer Form möglich
Auch können Zeugnisse ab sofort in elektronischer Form unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB) erteilt werden. Hier ist jedoch zu beachten, dass dies nur in Fällen zulässig ist, in denen der Arbeitnehmer einwilligt (§ 109 Abs. 3 GewO n.F.). Die Zustimmung unterliegt keinen Formvorgaben. Es empfiehlt sich jedoch eine solche Zustimmung zu dokumentieren, um im Falle von Auseinandersetzungen einen entsprechenden Nachweis erbringen zu können. Wird das Zeugnis erst später erteilt, d.h. rückdatiert, ist nach wie vor die Schriftform einzuhalten. Anderenfalls – so der Gesetzgeber – seien angesichts des sichtbaren Zeitstempels Nachteile für den Arbeitnehmer zu befürchten.
Arbeitnehmerüberlassungsverträge in Textform möglich
Während bislang für Verträge zwischen Verleiher und Entleiher das Schriftformerfordernis galt und bei einem Verstoß das Risiko der Fiktion eines Arbeitsverhältnisses zum Entleiher bestand, reicht künftig auch hier die Textform aus.
Antrag auf Eltern(-teil-)zeit künftig per E-Mail zulässig
Für Arbeitgeber besonders relevant ist zudem die Änderung in § 16 Abs. 1 S. 1 BEEG n.F., wonach Anträge auf Eltern(teil-)zeit künftig in Textform geltend gemacht werden können. Zwar gilt diese Änderung erst mit Wirkung ab dem 01. Mai 2025. Ab diesem Tag ist es Arbeitgebern jedoch nicht mehr möglich, Anträge unter Hinweis auf mangelnde Formerfordernisse zurückzuweisen, wenn diese per E-Mail eingegangen sind. Es sollte zwingend darauf geachtet werden, die Anträge zeitnah zu bearbeiten, wobei die Ablehnung und dessen Begründung nunmehr ebenfalls in Textform erfolgen kann. Geschieht dies nicht, tritt nach Ablauf von vier Wochen eine Genehmigungsfiktion mit der Rechtsfolge des entsprechenden gesetzlichen Sonderkündigungsschutzes ein.
Intranet statt Aushänge im Betrieb
Während Arbeitgeber bislang verpflichtet waren verschiedene Aushänge, wie beispielsweise zulässige Abweichungen vom Arbeitszeitgesetz, im Betrieb auszuhängen oder auszulegen, kann hierfür künftig „betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnik“ genutzt werden. Voraussetzung ist, dass allen Beschäftigten ein ungehinderter Zugang zu den Informationen zur Verfügung steht.
What else is new?
Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns auf EUR 12,82
Ab dem 1. Januar 2025 steigt der gesetzliche Mindestlohn von bisher EUR 12,41 auf EUR 12,82 pro Stunde.
Längere Postlaufzeiten
Für Korrespondenzen per Brief sollten Arbeitgeber ab sofort mehr Zeit einplanen. Grund sind Änderungen im Postgesetz, die den Brief- und Paketversand der Deutschen Post betreffen. Demnach müssen 95 Prozent der Briefe fortan erst nach drei Werktagen statt wie bisher nach zwei Tagen den jeweiligen Empfänger erreichen. In Fällen, in denen ein rechtssicherer Zugang sichergestellt werden soll, empfiehlt sich unabhängig davon die Zustellung per Bote oder Einwurf-Einschreiben.
Ein (weiterer) Feiertag für Berlin
Arbeitgeber in der Hauptstadt haben zudem einen neuen (einmaligen) Feiertag zu beachten. Anlässlich des 80. Jahrestags der Befreiung vom Nationalsozialismus und des Endes des Zweiten Weltkriegs wird der 8. Mai 2025 in Berlin zum gesetzlichen Feiertag.
Empfehlungen für die Praxis
Die erweiterte Einführung der Textform durch das BEG IV kann als bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung betrachtet werden. Die Umsetzung wird Arbeitgebern ein schnelleres Handeln ermöglichen und HR-Prozesse vereinfachen. Unverändert bleibt, dass bei rechtlich bedeutsamen Erklärungen nach wie vor sicherzustellen ist, dass diese dem Arbeitnehmer auch zugegangen sind. Im Zweifel muss dies regelmäßig der Arbeitgeber nachweisen. Da der Versand von E-Mails keinen Nachweis über den Erhalt darstellt, sollten Arbeitgeber eine Lesebestätigung anfordern und entsprechende Empfangsbestätigung erteilen. Bleibt eine solche Bestätigung aus, sollte „old-school“ auf die Zustellung in Schriftform mit entsprechendem Zustellungsnachweis zurückgegriffen werden.
